В условията на криза само компаниите, които имат реален поглед върху работния процес, паричните потоци и отношенията с клиентите, ще бъдат успешни на пазара
Хелиана Велинова
Внедряването на ERP система е сложен и дълготраен проект, изискващ ре-инженеринг на работните процеси и пълно разбиране от страна на мениджърския екип на дадена компания за поставените цели. Всеки един бизнес се развива на различни нива и необходимостта от прозрачност на процесите, от проследяване на складовите наличности, паричните потоци, дължимите суми, както и на тенденциите при продажбите, производството, отношенията с клиенти и т.н., са от изключителна важност за всеки ме- ниджър. Интелигентният софтуер за управление на бизнеса обхваща цялата дейност в компанията. Той е инструмент, които не само автомати аспект на бизнеса, спомага за вземането на решения, за изчисляването на рискове при различни инвестиции, за избора на продукти за продажба/ производство и много други.
Днес, в условията на криза, всяка компания има много по-сериозна необходимост да управлява своя бизнес правилно и да получава достатъчно количество информация за работния процес на всички нива. Затова спокойно можем да кажем, че в създалата се ситуация ERP системата може да се окаже не просто конкурентно предимство, но и решаващият коз за оцеляването на една фирма.
Използването на ERP е от изключителна важност както за производствените, така и за търговските компании, в това число и тези в сферата на услугите, дистрибуцията, търговията на едро и дребно и др.
Защо трябва да внедряваме ERP система?
Отговорът на този въпрос е повече от ясен: за да разберем какво всъщност се случва с бизнеса ни!
Сред основните въпроси във всяка една търговска компания, на които избраната ERP платформата трябва да предостави информация, са:
- „Какви са продажбите за деня/седмицата/ месеца?“;
- „Какви са печалбите днес/ седмица/ месец?“;
- „На кого продаваме?“;
- „Какви са печалбите от различните сегменти?“;
- „Как са позиционирани продуктите/ услугите, които продавам и в какъв цикъл на живот са – тепърва ще генерират интерес или вече няма потребителско търсене?“;
- „Ще има ли компанията достатъчно средства за покриване на задълженията и административните разходи?“;
- „Трябва ли да въвеждам нов продукт“ и т.н.
Отговорите на подобни въпроси ще дадат достатъчно данни на всеки един мениджър, необходими за взимане на решения за оптимизиране на разходите и процесите, защото явно показват какво се случва с паричните средства в компанията. Става ясно дали те стоят замразени в дадена стока или са свободни за инвестиция. Системата за управление на бизнеса дава възможност и за правилно бюджетиране на разходите и предотвратяване на евентуални грешки или неправилно функциониращ работен процес.
Добрите практики в международни компании показват, че предварителното планиране на развитието през предстоящата финансова година е ефективен начин за управление на бизнеса. То трябва да включва заложен обем на продажбите, преки разходи, както и непреки, свързани с администрация, маркетинг, закупуване на материални активи и др., и последващо регулярно следене на резултатите спрямо заложените в бюджета. Посредством ERP платформата всеки мениджър може лесно да се сдобие с информация за отклонение от предварително зададените норми. Тя може да бъде от различно естество–пропуск в управлението, преразход и т.н. Това е много ефективен начин за предварително установяване на проблема и вземане на навременни мерки.
Нека да вземем за пример компания, която се занимава с продажба на дискове. Когато фирмата има само един магазин е лесно да се прецени кои са най-търсените продукти, как се продават и какво искат клиентите. Но, ако търговските обекти на компанията са повече, е трудно да бъде направена обща поръчка на стока за всичките, защото те оперират на различни пазари и следователно потребителското търсене не е еднакво. За тази компания е от изключителна важност да знае какво количество стоки има в различните филиали, колко е продадено и какви пари са спечелени за деня/ седмицата/ месеца. Да кажем, че става въпрос за музикален магазин. За търговеца е от първостепенно значение винаги да има наличност от най-търсените дискове – например джаз, защото когато един клиент дойде и в момента магазинът не може да му предложи конкретната стока, то това е загуба на пари за компанията. Освен това, собственикът й трябва да следи тенденциите – да може да определи кои са най-продаваните стоки, да има способността да групира справките за отделните артикули по-вид – DVD, CD-R, по жанрове, дискографии и други напречни разрези. Това се прави с цел когато се влагат средства за закупуване на продукти, разходът да бъде оптимизиран така, че стоката да бъде оборотна. Тоест, тя да бъде реализирана лесно, а не просто да се закупува всичко, което се предлага на пазара. Това е пример, илюстриращ необходимостта от информация за наличностите, както и от най-разнообразни данни за процесите, от които има нужда собственикът на всяка фирма.
Как можем да оптимизираме?
При производствените компании въпросите, които си задава всеки един мениджърски екип, са сходни, но има още много, които също са от решаващо значение за развитието на компанията. Въпреки това можем да обусловим най-често срещаните от тях. На първо място те се питат оптимално ли е натоварен капацитетът. За всеки мениджър оптимизацията на производството и ангажираността на персонала са от особено значение, защото през времето, когато служителите и машините не работят, всяка компания губи средства.
От друга страна са въпросите по отношение на доставките: „Какъв материал трябва да поръчаме? Кога ще пристигне? Какви са наличностите в складовете?“ Факт е, че компаниите с по-дълъг производствен цикъл се презапасяват с голямо количество материали. Често срещана практика е те да се разпространяват по цеховете. Някъде по пътя информацията за по-нататъшната им реализация се губи, което понякога води и до злоупотреби. В повечето случаи заводите държат много материали и суровини на склад, защото ако получат поръчка за производство на даден продукт, а в склада се окаже, че няма достатъчно материали, това би било фатално за цялото производство. Често се случва част от материалите да бъдат бракувани, защото компаниите се презапасяват със стоки с кратък срок на годност. Сред основните предимства на ERP платформата в тези случаи е, че мениджърите получават възможност да следят количеството материали, които са им необходими за производството на даден продукт, следователно да изчислят от какви количества имат нужда и да ги закупят навреме и на възможно най-добрата цена. Така се избягва и друг проблем – вложените средства в материали са инвестиция, която ако не е управлявана правилно, затваря в себе си пари, които могат да бъдат използвани в други инициативи на компанията.
Нека разгледаме потенциала на една интегрирана система за управление на бизнеса в компания от производствения сектор. Обикновено една такава компания произвежда продукти от различен тип, но да кажем, че част от конструктивните им елементи са сходни. Когато компанията получи нова поръчка за определено количество продукция, мениджмънтът й трябва да знае предварително колко материал ще е необходим за производство на N-брой артикули. В този случай материалите трябва да бъдат на склад или да бъдат поръчани. От изключителна важност е какво количество дадена фабрика може да произведе и за колко време, колко струва, за колко го продава и каква е разликата, която остава като печалба. Когато говорим за печалба, освен чисто преките разходи, които се влагат като материали, работна ръка и др., има такива, които също трябва да могат да бъдат калкулирани. Всяка фабрика има разходи за администрация, за маркетинг и др., които не влизат пряко в производството на даден продукт. Тези разходи трябва да могат да бъдат пресметнати по такъв начин, че да се получи вярна себестойност на крайния продукт. Така може да се вземе правилното управленско решение, защото ако една фабрика например произвежда 100 колела, които за 2 дни се сглобяват и екс- педират към клиента, когато след един месец се извърши осчетоводяване и търговският директор на- учи колко е реалната себестойност на продукта, то вече нищо не може да се промени.
Всяко предприятие, което не използва интелигентен софтуер за управление на бизнеса, е изправено пред сериозни предизвикателства в съвременния конкурентен пазар. Поради липсата на цялостна информация за бизнес процесите, отчетност на разходите и приходите, което се случва на близо 40 дни (времето нужно за осчетоводяване на предходния период), много фирми не знаят точната себестойност на произвежданите от тях продукти.
Важно е мениджърите да получават надеждна информация, за да могат да пресмятат различни аспекти от бизнеса – себестойността на продукта, да имат реална пред- става колко ще им струва ако започнат нов проект и да осъзнаят предварително в състояние ли е предприятието да го стартира. Паричните потоци трябва да бъдат проследявани. Често се случва ме- ниджърите да знаят какви са финансовите наличности на компанията, но да не могат да разберат колко трябва да получат от различните клиенти. Има такива, за които се знае, че не са се издължили, минал е срокът, в който трябва да си погасят дълга, но не се знае каква е точната сума.
Защо са нужни експерти и включване на мениджърите?
На практика, чуждестранните компании, стъпващи на българския пазар, знаят, че за да са успешни, имат нужда от внедряване на ERP и пред тях по скоро не стои въпросът „дали?“, а „каква“ платформа да изберем?
За българските фирми случаят е по-различен. Често срещана схема на управление на бизнеса в родните компании е посредством различни типове софтуер, които нямат връзка помежду си и е трудно да се следят изцяло работните процеси, да не говорим за комуникацията между отделните звена. В един момент мениджърите усещат, че бизнесът започва да се разраства, процесите стават трудни за контролиране, а необходимостта от оптимизация става очевидна. Много мениджъри решават, че това е работа на ИТ отдела и изпращат техническия директор да открие подходящ софтуер. Това е и една от най-честите грешки у нас, защото проектът за внедряване на ERP софтуер е преди всичко мениджърско решение. Тук става въпрос за приложение за управление на бизнеса, а не за програмни продукти за отчет или обработка на изображенията. Друг основен момент е, че много от управителите не са под готвени за нужната инвестиция в ERP платформата. Много от тях виждат смисъл да вложат средства в подобна функционалност и решават да наемат няколко програмисти, които да напишат необходимия софтуер. Този начин на работа често води до фатални последствия – в даден момент работата по система, отговаряща на конкретните нужди на фирмата, стига до задънена улица. Софтуерът е неза-вършен и не покрива всички работни процеси.
Тогава повечето компании се обръщат към специализирани внедрители на ERP. Разбира се, изборът на платформа за управление на бизнеса е труден процес. Препоръчително е преди да изберете с коя фирма да работите, да зададете на няколко изпълнителя сценарий, включващ реален работен процес във вашата компания и да видите как в реално време различните софтуерни приложения ще се справят с него. Подобен тест ще ви позволи да осъществите истинско сравнение между функционалностите. Също така, преди да изберете партньор, направете проучване относно предишни проекти на компанията, и най-вече какъв е опитът на консултантите, които работят в нея. Важна е комбинацията от екип и функционалност на ERP платформата, за да може проект от този тип да бъде доведен до успешен резултат. Компанията може да закупи изключително скъп софтуер, но ако фирмата, която го внедрява, няма опит, постигнатото в повечето случаи ще бъде с нулев ефект. Разбира се, обратният вариант също е възможен. Ако специалистите имат достатъчно опит в своята сфера, дори и софтуерът да не е най-подходящият за дадената компания, той може да бъде модифициран, за да отговори на конкретните нужди. Най-важно е да бъде намерен баланс между функционалността на ERP платформата и фирмата, която я внедрява.
За потребителя, които желае да закупи софтуер, е много важно да има добре изградена вътрешна организация и да има ясно дефинирани цели. Преди започване на проекта трябва да се направи подробен анализ на случващото се в самата компания, на проблемните области и как да бъде осъществен ре-инженеринг на бизнес логиката, а не просто всички процеси да бъдат автоматизирани. Последното може да доведе единствено до автоматизиране и на грешките.
Въвеждането на нова система за управление на бизнеса е проект, изискващ правилно управление и активно участие на управленския екип. Грешно е да се смята, че внедряването на подобна платформа зависи само от внедрителя, в него активно трябва да вземе участие и клиентът. В почти всички успешни внедрявания, ролята на ИТ отдела е минимална, а от изключителна важност е участието на конкретните мениджъри.
Препоръчително е компанията, в която се внедрява, да има ясно избран екип, който да е стимулиран да финализира проекта, състоящ се от множество етапи, по които може лесно да се отчете дали импле- ментирането се развива в правилна посока, дали е в рамките на предварително зададения бюджет и др.
Каква е ползата?
Ползите от ERP платформите са много, като не всички могат да бъдат измерени. Сред тях са подобрение на контрола върху финансовите потоци – събираемост на приходите, отчети, инвестиции, изчисляване на възможните загуби, оптимизиране на процесите на продажба, производство, счетоводството и др. Не на последно място е и подобряването на комуникацията между отделите, което позволява прозрачност на работния процес, ранно засичане на проблеми в дадено звено, което по някакъв начин прекъсва работ- ната верига – и следователно вземане на навременни мерки. Контролът върху работата, както и върху злоупотребите, също се увеличава многократно.
ERP платформите в условие на криза са изключително важен инструмент за оцеляването на една компания. Факт е, че, при стагнация на пазара, намалява потребителското търсене и много компании са принудени да съкращават пера от бюджета. В повечето случаи се стартира от маркетинга и служителите. Когато обаче мениджърът не е изчислил правилно матрицата на разходите си или пък реализацията на даден продукт и вземе погрешно решение, базира- но на липсата на достатъчно информация, това може да се окаже фатално за фирмата.
