"Балкам Груп", лидерът в производството на кафе в България, вече управлява и оптимизира дейността си с помощта на водеща ERP система Microsoft Dynamics 365 Business Central. Реализиран от българската консултантска компания "Тим ВИЖЪН България", проектът по внедряване на бизнес софтуера е изключително комплексен и обхваща множество направления в дейността на компанията.

"Балкам Груп" е най-големият производител на кафе в страната, който притежава и управлява най-голямата фабрика за кафе на Балканите. Компанията има близо 30-годишна история в преработката на над 12 хил. тона сурово кафе годишно. Тя разполага с шест собствени бранда, сред които Spetema, Napoli, La Vista и Santos, и е изключителен представител за редица световни марки топли напитки. Доставчик е на вендинг автомати за напитки и консумативи за тях и има над 30 представителства в страната и в Измир, Турция, както и модерна сервизна база и собствен автопарк.

Какво представлява ERP системата

ERP (Enterprise Resource Planning) системите управляват всички аспекти от дейността на една компания, а конкретно Dynamics 365 Business Central е един от водещите такива софтуери в световен мащаб. Решението се отличава с интуитивен интерфейс, висока степен на скалируемост и приспособимост, както и възможност да расте паралелно с бизнеса.

Системата обхваща всички ключови направления от дейността на една компания, включително управление на счетоводството и финансите, производствената дейност, продажбите и доставките до клиенти, покупките, управлението на веригите за доставки, управлението на склада и много други.

Предизвикателства пред внедряването

Внедряването на ERP решение неминуемо е сложен и продължителен процес, който обхваща всички ключови бизнес процеси, протичащи в компанията. Именно пресъздаването на множеството разнообразни направления от дейността на "Балкам Груп" в една единна система е сред най-големите предизвикателства пред внедряващия екип.

След успешното завършване на внедряването компанията вече разполага с цялостна картина за състоянието и функционирането на своя бизнес във всички направления - производство, дистрибуция, вендинг, сервизната дейност и други.

Новата система проследява и отчита приходите и разходите, свързани с предоставянето на вендинг автомати и продажбите, реализирани от тях, което е значителна част от дейността на "Балкам Груп". ERP решението дава възможност за картотекиране, управление и проследяване условията по договори за наем на вендинг автомати, ценообразуване и ценови условия, проследяване физическото местоположение на вендинг машините, премествания и множество други ключови показатели.

Всички дейности по обслужване на вендинг автоматите се отчитат чрез интеграция на Dynamics 365 Business Central с мобилни устройства, като тук попадат и дейности като зареждане на артикули, отчитане на продажбите и провеждане на инвентаризация. Това значително оптимизира и отчитането на реализираните приходи, като информацията служи не само за нуждите на счетоводството, а позволява и експедитивно да се изчисли и анализира рентабилността на отделните вендинг устройства и продаваните чрез тях артикули.

В добавка реализираната в рамките на проекта интеграция с мобилни устройства автоматизира и улеснява редица рутинни повтарящи се операции. Тя оптимизира не само процесите, свързани с вендинга, а и с обработката на поръчки за продажби, ex-van продажби, управление на договори и рекламни дълготрайни активи и други.

Другите предизвикателства пред проекта са свързани със съществуващите специфични особености при продажбите чрез различните търговски канали - ХоРеКа, продажба на насипно кафе, ритейл, вендинг, онлайн търговия, продажба от собствени павилиони и др. Продажбите на кафе напитки са динамична дейност с голям обем ежедневни транзакции и нужда от гъвкаво управление на ценови листи и листи с отстъпки.

Новото ERP решение помага не само с оптимизирането на всички изброени параметри, но и управлява прецизно финансовите условия и проследяването на вземания от клиенти, кредитни лимити, срокове за отложено плащане и други ключови финансови показатели. За улеснение при търговията на едро, системата е интегрирана със софтуери за управление на поръчки от търговски вериги (EDI).

Реалните ползи от проекта

След успешната реализация на проекта по внедряване, днес системата функционира успешно, а "Балкам Груп" отчита редица значими ползи от нейното използване. Сред тях, на първо място, е наличието на единен източник на актуална и достоверна информация за всичко, което се случва в различните направления от бизнеса на компанията. Това осигурява надеждни данни за нуждите на мениджмънта и улеснява вземането на оперативни и стратегически решения.

Не по-малко значимо е и наличието на информация в реално време за състоянието на бизнеса и постигнатите финансови резултати, която е на разположение на мениджмънта под формата на актуален отчет на приходите и разходите по основни направления на дейността и по отделни региони в рамките на направленията. Благодарение на базирания на потребителски роли интерфейс на системата, тези детайлизирани отчети са видими на началния на мениджърите, които при всяко отваряне на ERP решението разполагат с най-актуалната информация за развитието на бизнеса.

Сред отчетените ползи са и значително подобрените възможности за задълбочени анализи на финансови показатели, обеми и темпове на продажби по различните канали, бюджетиране, анализ на рентабилността и др. както в рамките на Business Central, така и чрез внедреното като част от проекта аналитично решение Tableau. Благодарение използването на ERP системата са автоматизирани множество повтарящи се ръчни процеси, повишена е ефективността на работата и е ограничена възможността за допускане на човешки грешки. Улеснено е дефинирането и проследяването на изпълнението на цели по продукти, канали, търговци, машини, продуктови групи и ред други показатели. Не на последно място сред ползите се нарежда и прецизното проследяване движението на техника и на рекламни материали.

Microsoft Dynamics 365 Business Central е една от най-разпространените в световен мащаб системи за управление на бизнеса. Като достоен наследник на популярното ERP решение Microsoft Dynamics NAV, системата позволява на компаниите да управляват всички ключови за бизнеса им процеси от едно място, като същевременно осигурява цялостен поглед върху различните аспекти от дейността им в реално време.

"Тим ВИЖЪН България" е сред водещите български интегратори на системи за управление и анализ на бизнеса и има дългогодишен опит в проектирането, изграждането и внедряването на цялостни дигитални решения, базирани на признати в цял свят софтуери като Microsoft Dynamics и Tableau.