С разпространението на коронавируса отдалечените срещи стават все по-популярни. На фона на кризата хората са прекарали повече от 5,5 милиарда минути във виртуални срещи.

Данните показват, че видеоконференциите могат да повишат както производителността, така и сътрудничеството между екипите, пише онлайн изданието entrepreneur.com.

Необходимо е обаче всички присъстващи на онлайн среща да спазват етикет, за да протече тя пълноценно и ползотворно. Ето няколко съвета, които ще ви помогнат да се справите.

Подгответе се за вашата онлайн среща.

Точно както ако планирате лична среща, трябва да се подготвите и за виртуалната. Накратко, първото правило на етикета за виртуални срещи е да се гарантира, че те са продуктивни и полезни. Най-добрият начин е предварителната подготовка.

Изгответе дневен ред на срещата. Той дава информация кой участва в срещата, с каква цел, колко време ще отнеме тя, какво ще се случи при отклонения, какво се цели със срещата, какви отговорности ще бъдат възлагани и на кого, разпределение на времето за всяка точка от дневния ред. Разпространете дневния ред предварително.

Съвети за подготовка за присъстващите на виртуални срещи

Винаги преглеждайте дневния ред и всички други съответни документи предварително. Това е най-добрият начин да се уверите, че ще сте навреме и подготвени, както и ще можете да сте готови с евентуални въпроси.

Работете от тиха стая, в която няма да ви разсейват домашни любимци или други членове на семейството. Използвайте неутрален фон, като стена в сив цвят. Някои инструменти като Zoom имат виртуален фон, който можете да използвате, ако това не е осъществимо. Използвайте лаптопа си, а не телефона си, тъй като е по-стабилен и ви позволява да правите бележки. Винаги тествайте технологиите си преди срещата. За телефони това означава да имате силен сигнал и да няма смущения. На компютър се уверете, че връзката ви работи, включете камерата и проверете двойно микрофона и високоговорителите си.

Облечете се подходящо, ако срещата ще е пред камера. Накарайте всички да се представят, независимо дали участниците се познават. Това е прост начин да уведомите присъстващите кой е там, както и какви са техните роли и отговорности.

Бъдете уважителни, отделете цялото си внимание на срещата - без многозадачност. Следвайте дневния ред, задържайте ангажираността на всички, като възлагате работа и задавате въпроси.