За разлика от други бизнес процеси, които до голяма степен могат да бъдат автоматизирани със стандартен софтуер, управлението на документооборота е строго специфично за всяка една компания. Причината е свързана с факта, че всяка организация има индивидуален подход при създаването, обработката и одобрението на документите, който силно зависи от спецификата на бизнеса и отразява корпоративната среда и култура на комуникация. Управлението на документите е работен процес, който обикновено минава през различни отдели и в него са включени служители на различни длъжности и нива в йерархията.

В тази връзка, изборът на решение за автоматизация на процесите по управление на документите има няколко аспекта, свързани не само с технологичните възможности на софтуерната платформа, но и с цялостната методология и организация за внедряване на проекта.

Ефективното управление на документооборота следва работния процес

В крайна сметка създаването на един документ е свързано с взаимодействие между различни хора в организацията. Формализирането на отговорностите на отделните членове в организацията при създаването на определен тип документ, както и описанието на процедурите които се изпълняват в различни бизнес ситуации, е предмет на науката за управление на бизнес процесите. Като първа стъпка е необходимо детайлно да се изучат и опишат процесите, през 53които минава съответният поток от документи,  с цел ясно да се дефинират отговорностите при изготвянето и одобрението за всеки един етап от създаването на документа. По този начин, още в първоначалната фаза от внедряването на системата могат да се премахнат неефективни практики или неясноти по отношение на процеса и да се разпределят отговорностите при обработка на потока от информация. След описание и реинженеринг на бизнес процеса следва извличане на така наречения Workflow (работен поток), който дефинира кои конкретни стъпки от процеса ще бъдат автоматизирани от системата за управление на документооборота.

Въвеждането на Workflow в системите за управление на документооборота е модерен подход, който решава редица въпроси, свързани с разпределението на отговорностите и задачите в една организация. Workflow процесът е като вътрешен транспорт в организацията, който, в момента в който се завърши дадена стъпка е отговорен да придвижи документа към следващия изпълнител във веригата. Резултатът е, че всяка стъпка в системата е строго проследима и няма забравени или необработени документи. Освен това, предварително е ясно кой е отговорен за последващото одобрение на документа, което улеснява вътрешно-фирмената комуникация и предотвратява наличието на разногласия между отделите или служителите. С описанието и стандартизирането на процеса под формата на workflow се предоставят средства за ефективно управление и проследимост и контрол на процеса.

Допълнително, Workflow системата неуморно натрупва обективни статистически данни за качеството на работата по създаване и управление на документи. Ако има забавяне, системата

ясно показва кой е забавил изпълнението на даден документ. Освен това, с течение на времето и натрупването на обективна информация за изпълнението на процеса ясно се вижда, дали има систематично забавяне на даден отдел или човек. Системата показва качеството на създаваните документи от даден служител и колко често тези документи са връщани за преработка.

Мета данните отличават системата за управление на документооборот от файловия сървър.

Друг основен момент при избора и внедряването на система за документооборот са така наречените метаданни или специфична информация, която се попълва за всеки документ с цел неговата категоризация. Подобна информация е свързана с типа на документа, датата на създаване, датата на одобрение, кой е изготвил документа и за кого е предназначен даденият документ. Тези данни е изключително важно да бъдат правилно попълвани с цел документите да бъдат категоризирани и в системата да са възможни бързи търсения и улеснен достъп до информацията. За съжаление, практиката показва, че обикновено коректността на попълнените данни от служителите е под 15%. Затова е необходимо при проектиране на системата да бъдат заложени строги принципи за проверка на коректността на информацията. Добра практика е част от мета данните да бъдат попълвани автоматично, чрез интеграция на системата за управление на документооборота с другите системи, създаващи документи в организацията като ERP, CRM, счетоводна система и други.

На практика, правилното попълване на мета данните отличава системата за управление на документооборота от файловия сървър, тъй като помага различните документи да бъдат категоризирани и сортирани с цел да се подреди информацията в организацията.

Структурирани и неструктурирани данни

Важно е да се отчете фактът, че голяма част от информацията в една организация е под формата на неструктурирани знания и съдържание, като хартиени документи, имейли и други форми на комуникация, които не са описани в базите данни на информационните системи и достъпът до тях е затруднен или много често невъзможен. Затова системата за управление на документооборота трябва да позволява управление на съдържанието и на неструктурираната информация и данни. Подобни практики включват автоматично разпознаване на текст от сканирани документи и семантичен анализ.

Интелигентната система за управление на документооборот ще ви помогне да анализирате и подобрите процесите във вашата организация. В крайна сметка ефективното внедряване на система за управление на документооборота води до редица ползи за организацията, които са свързани с:

• Дефиниране на ясни и проследими процеси за създаване и одобрение на документите

• Разпределение на отговорностите и задачите в процеса и по-лесна координация между различните отдели и служители

• Структуриране и подобряване качеството и акуратността на информацията и документите

• Осигуряване на бърз достъп до необходимата информация и многократно подобряване на ефективността на работа

• Съхраняване на знанията и опита в организацията

• Подобряване качеството на вътрешната комуникация

• Създаване на коректни документи към външните контрагенти и подобряване на качеството на предоставяните услуги

• Намаляване на оперативните разходи за създаване и обработка на документите.