Изборът дали да внедрим поетапно или наведнъж зависи от възможностите и ограниченията на всяка организация, както и от плановете за развитие на ръководителите й
Хелиана Велинова

Целта на всяка една ERP система е да предложи гъвкаво решение, позволяващо автоматизиране и оптимизация на процесите в компанията. Достигането до този момент обаче, е резултат от дълготраен и сложен процес. Всяко едно внедряване на интелигентна система за управление на бизнеса е проект, разделен на различни етапи, преминаващ през няколко стандартни фази - от анализ до ре-инженеринг на работните процеси, внедряването на различни типове модули и т.н. Когато говорим за внедряване на ERP, от най-съществено значение е какво иска да постигне компанията. Дали цели бързи резултати или желае да получи наведнъж пълната функционалност на избраната платформа.

Точно това в общи линии разграничава двата основни подхода, които се срещат при внедряване на съвременни системи за управление на бизнеса: дали ще се тръгне към едновременно закупуване и внедряване на цялостната функционалност, нужна на една компания, или пък всичко ще се прави стъпка по стъпка. Второто е възможно, тъй като почти всички съвременни ERP програми са изградени на модулен принцип. Това значи, че се състоят от отделни по-малки приложения, които обхващат различните функционални области от бизнеса на компаниите. Това позволява софтуерът да се внедрява на стъпки, като клиентът има сравнителна свобода на избора как да се случи това. Ограничения има само от гледна точка на бизнес логиката – например би било глупаво да внедрим Business Intelligence (BI) със различни справки за движението на продажбите, без преди това да имаме инсталирано оборудване и програмна среда, в която самите транзакции да се отчитат.

И двата метода имат своите плюсове и минуси, а универсална формула няма, защото всичко зависи от поставените цели и от възможностите на компанията.

Кога да бързаме бавно?

Нека вземем за пример малка търговска фирма с 50 служители, която се занимава с покупко-продажба и държи стока на склад. В този случай не би имало смисъл проектът да бъде разделен на фази, като първоначално внедряване на счетоводство, а в последствие и друг модул, защото обхватът му не е толкова голям. Необходимостта от внедряване поетапно се появява, когато проектът е с по-сложен обхват – например очакват се промени в бизнес модела на компанията, които в момента не могат да бъдат обхванати.

Друг е примерът с производствена компания, която в момента има един цех и е в процес на изграждане на втори. Очевидно, докато цехът не бъде изграден, няма да има достатъчно данни как ще бъде структуриран той и как ще се развива бизнесът като цяло след старта на функционирането му. Това обаче не значи, че трябва да изгубим възможността да управляваме бизнеса си интелигентно през това време.
В този случай е по-добре да започне внедряване само на модул „Логистика“ и „Финанси“ и да се изчака за имплементирането на „Производство“, в един по-късен етап. Тогава тази част от работния процес може да бъде дефинирана по-ясно и свързaна с първоначално внедрената част.

Сред другите причини за избиране на поетапното внедряване можем да причислим ситуацията, в която се имплементира наглед сходен софтуер, но в коренно различни функционални области, като например CRM и ERP. Нещата изглеждат свързани, но на практика са два отделни проекта, подлежащи на самостоятелно управление и включващи различни участници. Докато при внедряването на система за управление на ресурсите екипът от страна на клиента включва служители от счетоводството, от логистиката и от производството, то при работата с приложението за управление на взаимоотношенията с клиентите се преследват други цели и има други участници, засегнати от внедряването на системата – предимно търговците. Дори инсталирането на CRM да бъде включено в общия проект, то все пак е независим процес, който има своите фази и екип, и е отделен от основния ERP проект. Точно затова в този случай най-логично е да се подходи поетапно.
Подобен модел на работа е редно да бъде избран и когато компанията не е напълно готова за внедряването, поради различни причини като липса на средства, екип или пък времево ограничение.

Всеки управленски екип на дадена фирма трябва да се съобразява с три основни критерии при избора на начин за внедряване на ERP - бюджет, време и търсена функционалност. Когато има ограничения при един или повече от тези аспекти, то препоръчително е да бъде избрано поетапното въвеждане на ERP системата.
Разбира се, това не винаги е възможно – разделянето на един проект на прекалено много етапи би струвало повече на клиентите, тъй като неминуемо се повтарят процеси, а бюджетът се увеличава.

Интересно е да отбележим, че в повечето български компании се наблюдава тенденцията за поетапно внедряване, особено при по-сложните проекти, а дори и при по-малки фирми, които нямат достатъчно бюджет или необходимия екип.

Последователност на стъпките

Най-важният етап, който трябва да бъде завършен преди стартирането на проект за внедряване на система за управление на бизнеса в компанията, е цялостен вътрешен анализ на конкретните цели, бюджет, ограничения от време и екип. Трябва да бъдат дефинирани приоритетите и стратегическото развитие на компанията, как ще се развива тя, ще има ли нова дейност и т.н. Анализът на всички тези аспекти ясно ще покаже от какво има нужда фирмата и какъв е най-правилният подход. Управленският екип, съвместно с компанията-внедрител, трябва да бъдат наясно с всички задачи, с обхвата на целия проект и тогава да бъде направено информирано решение за най-правилния начин на действие.

Нека вземем за пример производител на спортни стоки с 200 души персонал. Фирмата е избрала поетапното внедряване на ERP. Във всяка една компания от този тип, дейността е съсредоточена в производството, там най-често възникват проблеми и липсват данни, които са от стратегическа важност за мениджърите. Затова, най-добрият подход тук е да бъде даден старт в производството и постепенно да се премине към счетоводство.

Разбира се, може да бъде срещнат и обратният вариант, защото често фирмите имат проблеми в счетоводната област и решават първо там да внедрят новите функционалности. Най-правилният път обаче е тръгването от основния работен процес – мястото, където се инициира информацията, а не от мястото, където свършва. Ако първо бъде внедрен модул „Счетоводство“, там ще бъдат направени определени настройки, които ще трябва неминуемо да бъдат променени при добавянето на новите модули, което ще доведе до натоварване на бюджета и нуждата от повторно извършване на различни процеси.

На подобен принцип са и търговците на дребно. При тях е важно да се стартира от магазините т.е., където е същността на бизнеса, в случая - продажбите. Там където се инициират данните за работния процес. Най-правилният подход е тръгването от големите проблеми, от акцента на бизнеса и след това да се върви постепенно към обхващането на счетоводството и бек- офиса, които се намират в централата на компанията. Тук, като частен случай обаче, трябва да споменем търговците на едро, независимо дали имат 10 или 10 000 продукта. При тях няма смисъл да се дели внедряването на ERP на етапи, защото става въпрос за един и същ работен цикъл. Обхватът е един и същ, независимо от размера на компанията - трябва да се върви към едно цяло, защото бизнес процесите са неразривно свързани.

Измерване на резултатите

Изначално погледнато, при внедряване на ERP, крайните резултати идват след определен период от време, което разбира се е правопропорционално на обхвата на проекта. Трябва ясно да бъде дефинирана времевата граница, в която фирмата очаква първите резултати от избраната платформа. Ако те са заложени възможно най-скоро, то трябва да се мисли за разделяне на проекта по етапи – например – първоначално внедряване на „Логистика“ и постигане на желаните ефекти, последвано от следващото ниво с нов модул и допълване на резултатите.

Много компании започват цялостно внедряване, но в последствие преминават на поетапно. Причините за това са много. Мениджърите често остават разочаровани, защото очакват бързи резултати. Проектът трае вече няколко месеца, влагат се средства, а все още няма конкретни позитивни проявления.

Ако заложим на поетапен подход, резултатите стават ясни много по-бързо. Собственикът вижда, че има ефект от вложението, а потребителите - че почва да се работи със системата. В последствие, при внедряване на следващите модули, процесът е много по-лесен. Екипът от страна на клиента познава системата и вече има опит във внедряването. Това му помага да планира по-добре и по-лесно следващата част. Единственото разочарование при поетапното внедряване на ERP идва от там, че няма пълната функционалност. Разбира се, като при всеки проект от този тип, винаги има плюсове и минуси, така че е най-важно да се намери балансът между търсените цели и възможностите на дадена компания.