От 1 юни 2025 г. България предприема значителна стъпка в посока цялостната дигитализация на процесите, свързани с администрирането на трудовите правоотношения. Традиционната хартиена трудова книжка ще бъде заменена с единен електронен трудов запис, част от новия Регистър на заетостта, който ще бъде създаден и поддържан от Националната агенция за приходите (НАП), припомнят от консултантската компания EY България.

След тази дата данните, свързани с трудовите правоотношения, които работодателите в момента вписват в трудовите книжки и подават към Националната агенция за приходите (НАП) чрез уведомлението по чл. 62 от Кодекса на труда, ще бъдат заменени с електронен трудов запис, който ще бъде подаван от работодателите в Регистъра на заетостта при всяко сключване, изменение или прекратяване на трудовото правоотношение.

Достъп до регистъра ще имат физическите лица и работодателите. Работодателите ще имат достъп до данните за наетите от тях лица, с изключение на данните за размера на трудовите възнаграждения и изплатените обезщетения.

Запазват се сроковете за вписване на данните - в 3-дневен срок от сключването или изменението и в 7-дневен срок от прекратяването на трудовото правоотношение.

Според компанията, значително се разширява обемът на данните, които ще подлежат на вписване:

• При сключване на трудов договор вече ще се вписват данни за началото на изпълнението на трудовия договор, продължителността на работното време и уговорения платен годишен отпуск.

• При изменения на трудовия договор, освен промените в срока, длъжността и работното място, ще се регистрират и промените в основното възнаграждение, продължителността на работното време, размера на основния платен годишен отпуск и получените запорни съобщения.

• При прекратяване на трудовото правоотношение, освен датата на прекратяване и основанието за прекратяването му, работодателите ще трябва да вписват и допълнителни данни за:

o Използвания платен годишен отпуск, полагащ се за годината на прекратяване на трудовото правоотношение;

o Продължителността на времето, което се признава за трудов стаж, и времето, което не се признава;

o Датата на изплащане на обезщетенията при придобиване правото на пенсия за осигурителен стаж и възраст, както и при прекратяване на трудовото правоотношение поради болест;

o Данните за запорните съобщения към момента на прекратяване на трудовото правоотношение.

Какво се случва с трудовите книжки след промяната?

Работодателите имат задължението да оформят трудовите книжки на наетите от тях лица в срок от една година, от 1 юни 2025 г. до 1 юни 2026 г. или при прекратяване на трудовото правоотношение в този период, като впишат данните за трудовия стаж на наетите лица към 1 юни 2025 г.

След оформянето им трудовите книжки следва да се върнат на лицата и да се съхраняват от тях, тъй като те остават официален удостоверителен документ за вписаните в тях обстоятелства, свързани с трудовата дейност на лицата за периодите преди 1 юни 2025 г. Препоръчително е връщането да бъде документирано.

Подготовка за промяната

Подготовката за промяната изисква компаниите да актуализират своите вътрешни процеси, свързани с назначаване, изменение и прекратяване на трудовите правоотношения, за да отговорят на новите законови изисквания.

Необходима е кампания за информиране на наетите лица за предстоящите промени и организация на процеса по събиране и оформяне на трудовите книжки.

Защо работодателският бранд е сред най-ценните активи на организациите? Как се изгражда и развива разпознаваем и автентичен работодателски бранд? Как да се приложи креативност при набирането и задържането на служители извън клишираната комуникация? Това и още ще научите по време на Employer Branding Masterclass, организиран от сп. Enterprise! Повече за събитието и условията за регистрация и участие ще намерите на сайта му: https://masterclass.eurodea.com/employer-branding-masterclass/