Макар за разлика от повечето си по-големи конкуренти да разполага само с един търговски обект, Плесио България само за няколко години се изкачва на челните места в класациите по продажби в секторите, в които оперира на нашия пазар.  Бързият растеж, както обикновено, изисква и адекватна реакция по отношение на управленските информационни системи. Затова българската компания внедрява цялостно решение от SAP в края на 2012 г. То включва  модули за финанси и счетоводство, контролинг, продажби и дистрибуция, управление на материалите, планиране на производството, управление на качеството, поддръжка, управление на човешките ресурси, управление на складовото стопанство, CRM и други. Проектът се извършва от вътрешен екип от компанията-майка във впечатляващо кратки срокове – от началото на внедряването до пускането на системата в действие минават само два месеца.  Но нека започнем с историята от малко по-рано.

[divider] [/divider]

Плесио Компютърс е международна компания с централа в Атина, Гърция. Със своята 40-годишна история, фирмата заема сериозни позиции на пазара на ИТ продукти и офис консумативи. Тя е 8 поредни години сред 500-те най-бързо развиващи се компании в Европа, измежду 200-те най-големи асемблатори на компютри в Европа, а също и сред 100-те най-големи доставчици на офис продукти в световен мащаб.

Плесио България е основана през 2004г. Магазинът на компанията в София предлага повече от 11 500 ИТ продукти, канцеларски материали и комуникационни устройства. Вътре е разположен и сервизен отдел, работещ седем дни в седмицата. Компанията разполага с B2B отдел, който като понастоящем обслужва над 22 000 корпоративни клиенти от цялата страна,  собствен склад от 700 кв. м. и общо над 70 служители.

[divider] [/divider]

Апетитът идва с растежа

Плесио стартира дейността в България, използвайки по-леко решение – Panorama. Избраният от тях софтуер е много популярен в Гърция, но тук е внедрен от местния представител по това време, разказва Йоанис Сарулидис, мениджър на компанията за България. Платформата е достатъчна за малката организация, каквато е била фирмата в началото.

С годините българският офис обаче се развива, увеличава приходите си, както и персонала си, и в момента компанията може да се похвали със сериозни резултати. Това носи и допълнителни предизвикателства. „Нуждите ни превишиха възможностите на стария софтуер“, посочва г-н Сарулидис. „Използвайки инструментите и информацията от една сериозна ERP система, каквато внедрихме сега, можем да проследяваме по-добре качеството, клиентите, продажбите, печалбата и въобще цялото портфолио от услуги и продукти, които предлагаме“, смята той.

Да копираш собствения си успех

Разрастването на бизнеса им на българския пазар принуждава технологичната компания да потърси по-ефективно и по-всеобхватно софтуерно решение за управление. Йоанис Сарулидис обаче посочва друга причина като водеща за преминаването към SAP. Плесио в Гърция е доста голяма компания. Лидер в своя сектор, с десетки магазини и хиляди служители. Респективно, компанията-майка използва SAP от 2000 г., разполагайки със свой собствен отдел от специалисти за поддръжка и разработка на нови допълнения към ERP системата. Този екип днес наброява 16 души, като при по-големи проекти компанията използва и чуждестранни външни консултанти. Мениджърът на българският клон изтъква, че една компания се развива успоредно със системата си за управление на бизнеса. А Плесио има какво да вложат в софтуера, изхождайки от 40-годишния си опит на пазара в южната ни съседка.

Често ERP вендорите рекламират своите продукти, като изтъкват че заедно със софтуера, клиентът добавя най-добрите практики, събрани от водещи компании в определения сектор от цял свят. Плесио обаче правят нещо повече: внедряването на ERP системата, извършено от вътрешен екип специалисти на компанията, всъщност се явява най-вече възприемане на разработени, проверени и работещи бизнес практики, изпитани с десетилетия реално от същата компания на гръцкия пазар. Така българската фирма си спестява години настройки и оптимизация, а и едновременно с това си осигурява пълна съвместимост с процесите и процедурите на компанията-майка.

В помощ на всички

„SAP е скъпа инвестиция, но дава много възможности и помага на служителите от всяко ниво в компанията“, разказва управителят на българското звено. Например, продавач-консултантите могат да виждат всички оферти, които са дали на своите клиенти, а мениджърът на магазина не се нуждае от подкрепата на ИТ специалисти, за да си направи съответните справки за продажбите през деня. Едно от предизвикателствата в управлението на компанията е изготвянето на прогноза за печалбата и за разходите. „Много мениджъри чакат края на месеца за да разберат как се е справила компанията. ERP системата прави за нас отчети за приходите и разходите всеки ден“, описва работата с платформата Йоанис Сарулидис.

Системата показва скритите разходи, които не всеки може да предвиди. Управителят дава пример с пакетирането и транспортирането на дадена стока, която може да е опакована заедно с още десетина от своя вид. С този процес са свързвани редица вторични разходи, като например този за свалянето на продукцията от кораба, за транспортирането й до магазина, за разтоварването й, за разпакетирането й и подреждането й на лавиците. „Когато всички тези неща са аналитично подредени в програмата заедно със себестойността на продукта, може да се определи точната цена, така че да не се окаже накрая, че от някои изделия всъщност губите, а не печелите“, обяснява г-н Сарулидис. Това подпомага мениджмънта в решението как точно ще се предлага продукта, как ще се транспортира и каква цена ще му се определи. Всеобхватната информация дава възможност на ръководството на фирмата да планира кампаниите си, различните намаления и разнообразния подход към отделните типове клиенти.

Друга полза, която мениджърът вижда, е свързването на всички отдели в единна система. Това намалява нуждата от комуникация между служителите. Платформата позволява автоматично разпечатване на етикети, а потребителят може да изкарва различно структурирана информация за всеки продукт, в зависимост дали тя му за етикет, за оферта, хартиеният каталог на магазина или интернет страницата му.

Нещо повече за клиента

През март със системата ще бъде свързан и електронния магазин. От B2B сайта клиентът  може да проверява етапа на обработка на поръчката му. Търговците пък отсега могат да предложат на клиента как по-добре да управлява разходите си, на база на анализи от системата. Например, ако някой поръчва 5 пъти в месеца по 5 кутии хартия, може да му се предложи да направи обща поръчка веднъж в месеца и така да спести от всички административни разходи за обработка на поръчките и същевременно да избегне дните, в които консумативът е привършил и се налага изчакване за поръчка. Възможно е да се анализират и поръчките от страна на различните отдели в организацията на клиента и да му се покаже кой купува излишно, както и да се предложат опредени заместващи продукти, които да му спестят разходи. Всичко това, което иначе би изисквало сериозно бекофис усилие, с помощта на системата се извършва моментално, а търговецът говори конкретно на отсрещната страна, в цифри.

В софтуера се вижда ясно потенциалът на всеки клиент, като клиентите са подредени на база на обема покупки, честотата, маржа и т.н. Те са разделени в няколко групи, започвайки от най-лоялните и стигайки до тези, които всеки момент ще бъдат загубени. Анализът се извършва не само спрямо обема на продажбите, но и по броя служители и индустрията, в която оперира дадена организация, тъй като определени компании имат потенциала да се нуждаят повече от продуктите, предлагани от Плесио. Пресмята се процента на проникване и ако се окаже, че даден бизнес клиент купува да кажем само 20% от нужните си продукти от „нас“, а останалите 80% - от друго място, следва да се подходи към него по определен начин, за да бъде накаран да си набавя повече консумативи от „нашата“ фирма  „Всичката тази информация ни дава възможност да реагираме по специфичен начин спрямо всеки отделен клиент, да разработим отделна стратегия за всеки“, обобщава управителят на Плесио.

От покупките до продажбите

Йоанис Сарулидис изтъква и прогнозите на базата на  ABC анализ като ключово нововъведение.  Те позволяват байърите да се фокусират върху „А“ категорията, която носи основния приход за компанията, а поръчката на „B” и „C” клас продукти да се автоматизира.

Как се случва това? Системата, която е свързана и със склада, изчислява какво е минималното количество, което трябва да се поддържа от определен продукт, но същевременно изчислява и максимално допустимото такова на база клетката в склада, която е предвидена за него. Така, когато наличността от дадена категория приближи минимума, системата автоматично прави предложение да се поръча определено количество, което да е достатъчно, но да не превиши наличното складово пространство. Йоанис оценява това: „Може да са малки проблеми, но са тези, които ти пречат в работата. Решаването им е нещо много удобно за нас.“

Резултати от първия ден

Макар новата ERP система на Плесио България да работи едва от малко повече от месец, Йоанис Сарулидис вече отчита позитивна промяна: „Ефектите се усещат от първия ден. Например увеличихме скоростта на събиране на различните поръчки в склада с 40%.“ Последното се постига с модула за управление на склада на системата, който разпределя по-бързооборотните стоки на по-лесно достъпни позиции. Чрез него също се изчисляват маршрути за събиране на няколко различни продукта наведнъж от служителите в склада, във възможно най-оптимална последователност – нещо, което не било възможно с досега използвания софтуер.

Въпреки това мениджърът не твърди, че въобще са липсвали трудности при внедряването. Предимството, което той вижда в използването на вътрешен екип за проекта обаче е, че става въпрос за експерти, запознати детайлно с компанията. Специалисти, на които не е нужно да обясняваш нищо, защото те знаят достатъчно добре как в тази организация е изграден всеки процес – от складовото стопанство, през обслужването на клиенти, до отчетите. Така, според Йоанис, се печели много време, а и се спестяват грешки. Това позволява при актуалния проект за внедряване на ERP система да се избегне периодът на анализ и разчитане на бизнес логиката на компанията, който отнема месеци при предишни внедрявания в Плесио България. В крайна сметка повече усилия всъщност изисква единствено локализацията и синхронизацията с българското законодателство. А бързото изпълнение спестява и разходи на компанията.

ERP проектът в Плесио България е сериозна инвестиция, макар осъществена с помощта на гръцкия собственик. От компанията твърдят, че всички 70 души персонал са потребители на системата. Отново по техните думи, засега не се забелязват сериозни проблеми, с изключение на някои незначителни пропуски в планирането на функционалността. Както при повечето подобни внедрявания, служителите изпитват затруднения от факта, че трябва да изоставят познатото старо за сметка на по-сложното ново. „Разбира се, че е трудно, то е трудно дори за нас, мениджърите, но аз не виждам само дървото, а цялата гора и изхождайки от това, което съм видял в Гърция и потенциалът, който тази система ще ни даде, съм много щастлив, че я внедрихме“, завършва убедено Йоанис Сарулидис.

Автор: Явор Евстатиев