Ако искате да финансирате компанията си с евросредства, освен че е добре да планирате инвестицията и да осигурите задължителния дял на съфинансиране, нужно е да сте нащрек и за много подводни камъни при техническата подготовка на проекта.
Всеки детайл е от значение, от цвета на химикала, с който подписвате проектното предложение (винаги син!) до това, дали сте си сверили часовника с този в институт по метрология, защото ще ви трябва, ако подавате проекта в последния ден и час на уречения срок.Идеята за опростяване на процедурите по кандидатстване по седемте оперативни програми у нас започна да набира инерция през последните 2 години. Така бяха въведени някои новости, като например първоначалната проверката на наличните документи още при предаването на проектите. Проверката за съответствие се прави от държавния служител, който приема вашия проект и пред вас отбелязва в чек лист дали основните му елементи са налице. Идеята е да се намали количеството (около 60%) на отпадналите предложения заради липсата на някоя документална формалност.
Прегледът на окомплектовката на проектите от една страна дава увереност на кандидатстващия, че е представил всички необходими документи в съответния вид, а от друга има и известен мобилизиращ ефект, за да не се чака последната минута при предаването. Все пак, подобна проверка изисква резерв от време, особено когато проектното предложение се състои от няколко папки и пристига запечатано в кашон.
Преди тази финална права, бъдещите бенефициенти трябва да преминат през трудния етап на подготовка на проекта. Там често се опускат следните грешки:
1. Непознаване на насоките за кандидатстване. Тези документи носят основната информация за това, какво се иска от кандидатите. От 2010 г. се въведе практиката те да се публикуват преди официалния старт на дадена схема за безвъзмездна помощ. Обикновено Управляващите органи на програмите дават десетдневен срок, в който всички заинтересовани страни могат да изпращат своите предложения и коментари по насоките. След което, има възможност да се нанесат корекции в тези документи.
2. Неправилно попълване на Декларацията за малки и средни предприятия по чл. 3 и 4 от Закона за малките и средни предприятия. Тук е важно правилно да се определи статута на кандидатстващата фирма. Нужно е да се има предвид, дали компанията участва с дялове в други фирми или пък обратното, кои и какви са съдружниците. Обикновено консултацията на юрист в този случай не е за пренебрегване.
3. Липсващи задължителни документи в проектното предложение. Преди да се отправите с летящ старт към междинното звено, за да подадете проекта, е добре да проверите документите.
4. Неточности в бюджета, като например аритметични грешки, несъответствия между процентите и левовата стройност и други. Експертите препоръчват да не се предоверявате на Excel файловете с таблиците, които се взимат от насоките за кандидатстване. Понякога заложените формули там, могат да се окажат неверни. Разчитайте на повторната проверка с добре познатите сметки с калкулатор.
Вторият етап на всеки европроект е този на изпълнението. След като се получили зелена светлина за безвъзмездната помощ е нужно да подпишете договор за нейното предоставяне с Управляващия орган на съответната оперативна програма. Най-същественото правило тук е, че условията по този договор не подлежат на обсъждане. Всички клаузи и административните срокове, залегнали в него са такива, каквито са и вие трябва да ги спазвате, ако искате изпълнението да е успешно и инвестираните средства да ви бъдат възстановени.
5. Просто правило е да следвате стриктно Оперативното ръководство за изпълнение на проекта. Всяка ваша стъпка в изпълнението е описана в този документ. Договорните Ви отношения с Управляващия орган не се подчиняват на Закона за задълженията и договорите, каквато вероятно е вашата бизнес практика. Тук те се определят от специалните режими, описани в това ръководство.
6. Честа грешка, която може да провали един проект, е неуведомяването на Договарящия орган за предприети промени в изпълнението. В Оперативното ръководство се казва, че всяко подобно действие трябва да бъде съгласувано. Има обаче разлика в това, дали промяната е съществена или несъществена. В първия случай трябва да изчакате да се произнесе Договарящия орган и да ви даде разрешение. Ако обаче действията ви влизат в категорията „несъществен” може да ги направите само с уведомително писмо и без да чакате зелена светлина за това.
7. Предоставяне на документи, които не са заверени с „вярно с оригинала”, не са подпечатани с печата на фирмата бенефициент и не са подписани от законния представител на фирмата бенефициент е недопустимо. Представителят на компанията може да бъде и изрично упълномощено от него лице, но в този случай не бива да се забравя прикрепеното към документите нотариално заверено пълномощно.
8. Никога не бива да се представят пред Договарящия орган документи ( договори, приемно-предавателни протоколи и други) без дата на подписването им.
9. Никога не бива да започвате работа по част или по всички дейности във Вашия европроект, преди да подпишете договор с Управляващия орган. В противен случай рискувате да не получите спечеления за тях грант.
10. Не бива да приключвате дейностите си по проекта извън рамките на срока за изпълнение на договора. Ако това обаче е неизбежно, трябва навреме да поискате удължаване на този срок по съответната процедура.
11. Често бенефициентите, които вече имат опит с успешен европроект, финансиран по друга програма или просто по друга схема на същата програма, са уверени, че извървеният от тях дълъг път вече ги е научил на всичко, което трябва да знаят. Но това не е задължително вярно, защото изискванията към тях не са абсолютно същите. Подобна самоувереност може да ви заблуди. За това се придържайте към правилото, че всеки отделен проект е различен.
12. Винаги предоставяйте изчерпателни отговори на въпросите, поставени във формулярите. Лаконичността не е добродетел в този случай, съветват експертите.
Автор: Камелия Иванова
