Системите за бизнес мениджмънт (ERP системи) са ключови за управлението и развитието на съвременните компании. Разходите, свързани с покупката и внедряването на подобен софтуер, са значителна инвестиция за всеки бизнес и решението за тях не се взима лесно, особено в настоящата бързо променяща се и непредвидима икономическа ситуация. Ето защо много компании продължават да се опитват да управляват процесите си със системи, които отдавна не са подходящи за бизнеса им.

Това, което мениджмънтът осъзнава с времето обаче е, че често остарялата система не е в състояние да следва развитието на компанията и вместо да го подкрепя, тя постепенно започва да го възпрепятства. Сигналите, че софтуерното решение, което използва един бизнес, вече не подпомага ефективно неговия растеж зависят от много фактори, но обикновено лесно могат да бъдат разпознати.

От нашия опит и практика сме подбрали петте най-често срещани показатели, които сочат, че даден бизнес е достигнал равнището, на което има нужда да се обмисли преминаването към по-модерно и широкообхватно ERP решение.

Забавяне в работата, внезапни спирания и поява на грешки, което губи от времето на служителите, възпрепятства не само текущата работа, но и развитието на бизнеса, и води до пропуснати ползи.

Това вероятно е първият признак за някаква нередност, която бизнесът ще забележи. С течение на времето, остаряването на технологиите и натрупването на все по-големи обеми от данни работата на софтуерните системи се затруднява. Развитието на бизнеса и достигането на нови нива на натоварване понякога превишават възможностите на използваните решения. Това е особено вярно за системи, разположени на собствени физически сървъри (on-premise), чийто капацитет съвсем не е безграничен.

За разлика от on-premise системите, съвременните ERP решения, като Microsoft Dynamics 365 Business Central, разположени изцяло в облачното пространство, не само не изискват скъп хардуер и инфраструктура, но и могат да разчитат на много по-обширните и лесни за надграждане облачни ресурси. Според изследване на Deloitte повече от 80% от компаниите, които използват облачни услуги считат, че те им помагат да растат и да се развиват по-бързо.

Все повече ръчна работа

Основната задача на една ERP система е да облекчи бизнеса от рутинни повтарящи се задачи и да автоматизира максимално процесите в компанията. Естественият растеж обаче води до появата на все нови и нови процеси, които системата трябва да е в състояние да обхване. Когато ERP решението вече не може да се справи с това натоварване или разработването на специализирани нови функционалности стане прекалено скъпо за бизнеса, все повече процеси започват да излизат извън рамките ѝ. Подобни процеси най-често започват да се изпълняват ръчно, а резултатите от тях - да се въвеждат на ръка в едно или повече софтуерни решения, което коства време и намалява цялостната ефективност на работа. Така в един момент се оказва, че вие и екипа ви работите за ERP системата повече, отколкото тя за вас.

Колкото повече от процесите в бизнеса разчитат на ръчно изпълнение, толкова по-ясен е сигналът, че е настъпил момент да потърсите по-ново и широкообхватно решение, което ще е в състояние не само да реши моментните ви проблеми, но и да подкрепя развитието на компанията за години напред.

Липса на цялостна информация за всеки аспект на бизнеса

ERP системите са създадени, за да обхванат всички аспекти на бизнеса и да управляват ключови процеси от различните му направления - счетоводство и финанси, производство, продажби, покупки, човешки ресурси и други. Както споменахме в предходната точка обаче, когато системата вече не може да поддържа нуждите на бизнеса, не само редица процеси, но и генерираната от тях информация остават извън нея. Това води до момент, в който ERP решението не е в състояние да бъде единен и достоверен източник на надеждна управленска информация. Извличането на отчети и справки постепенно се превръща в дълъг и трудоемък процес, а броя на създаваните и използвани Excel таблици расте.

Липсата на цялостен поглед върху състоянието на бизнеса и надеждна информация за функционирането му в реално време са сигурна индикация, че фирмената система за управление не успява да отговори на нуждите на компанията.

Липса на нужни на бизнеса функционалности и необходимост от използването на съвкупност от софтуерни решения за изпълнение на ежедневните задачи

ERP системите са комплексни решения с множество възможности, необходими за дигиталната трансформация на бизнеса. Има ситуации обаче, при които системата не може да осигури ключови функционалности, от които компанията се нуждае. Независимо дали причина за това е неправилно подбран софтуер, стареещи технологии или липса на поддръжка, за да се справят с проблема компаниите често търсят нови софтуери, които да поемат липсващите функции.

Появата на такива нови софтуери, особено ако не комуникират помежду си или с водещата ERP система, води до фрагментиране на данните за бизнеса, затруднява отчетността и анализите, може да създаде нужда от двойно въвеждане на информация, повишава риска от грешки и като цяло води до по-ниска ефективност на работа, а това на свой ред е сигурен признак, че нещо не е наред и трябва да се помисли за радикални промени.

Растящи разходи за поддръжка на системата, които тежат върху бюджета

Вече говорихме за момента, в който развиващият се бизнес води до възникване на нови бизнес процеси, които трябва да намерят своето отражение в системата за управление. Ако използваното ERP решение няма възможност да расте естествено с бизнеса ви чрез добавяне на нови стандартни модулни елементи, то варианта да се пригоди то към новите условия е да прибегнете към разработки, които вашия внедрител да направи конкретно за вас, а това неминуемо има цена.

Колкото повече стават такъв тип допълнителни разработки, толкова повече ви струва поддръжката на системата, докато в един момент не стане икономически много по-изгодно да инвестирате в ново ERP решение, базирано на по-съвременни технологии и даващо много повече възможности, които ще могат гъвкаво да отговорят на нуждите ви и да следват развитието на вашия бизнес.

Появата на дори само една от посочените ситуации във вашата компания може да коства на бизнеса ви загуба на трудно спечелено пазарно предимство и множество пропуснати ползи. Ако си представим една компания като автомобил, то да управлявате бизнеса си с ERP решение, което вече не покрива нуждите му е същото като да поставите стар двигател в аеродинамично ново купе и да очаквате, че то ще изпревари всички на пътя. За да имате максимално високи шансове срещу конкурентите и да отговорите на икономическите предизвикателства, с които се сблъсквате, трябва да можете да разчитате на софтуерно решение за управление, което пасва на нуждите на бизнеса ви и е в състояние да поддържа и подпомага успешно бъдещото му развитие.

Microsoft Dynamics 365 Business Central е една от най-разпространените в света системи за управление на бизнеса. Разположена изцяло в Azure - облачната услуга на Microsoft, системата не изисква инвестиция в хардуер и мрежова инфраструктура, което я прави изключително достъпна за бизнеса. ERP решението обхваща направления като управление на счетоводство и финанси, покупки и продажби, задължения и вземания, производство, управление на складове, проекти и ред други. Облачният характер на Business Central означава, че системата лесно може да се адаптира към темповете на развитие на вашата компания и позволява да започнете с най-необходимото, а след това да добавите всичко друго, от което се нуждае растящият ви бизнес.

Тим ВИЖЪН България е сред водещите консултантски компании в страната, специализирана в моделирането, разработването и внедряването на софтуерни системи за управление и анализ на бизнеса. Като партньор на Microsoft и Tableau компанията може да предложи на клиентите си системи за бизнес мениджмънт на световно ниво. С над 23 години опит и множество успешно реализирани проекти зад гърба си, Тим ВИЖЪН България може да се похвали с проекти в почти всички ключови отрасли на икономиката.