ERP софтуерът в хранителната промишленост трябва да отговаря на специфични изисквания по отношение на проследяемостта и управлението на продуктовото портфолио и себестойността.

Системите за управление на бизнеса и в частност ERP решенията винаги са се стремели да обхващат колкото се може по-голяма част от бизнес процесите в една компания. В предприятията от хранително-вкусовата промишленост обаче, това е от особено значение.

„Нарасналите очаквания на клиентите относно безопасността и контрола на суровините и контрола на храните, засилващите се правителствени или наднационални регулации поставят нови предизвикателства пред хранително-вкусовата промишленост. Изтеглянето от пазара на стоки причинява огромни разходи и щети на имиджа, а този натиск принуждава производителите да въвеждат по-добра проследяемост на веригите на доставки както и управление на качеството“, обобщават от консултантската компания SAP Concept тази тема и допълват, че в днешно време компаниите трябва да повишават ефективността, да намаляват разходите, да осигурят изпълнение на регулациите и стандарти по цялата верига на доставки.

Качество и пак качество!

Софтуерните приложения в областта на производството и обработката на храни трябва да са съобразени с естеството на процесите в съответната фирма, както е естествено при всяка друга компания. Специфична за този тип бизнес обаче е строгата нормативна уредба по отношение на качеството на продукцията. Храните, подобно на продукцията на предприятията в областта на фармацията, са обществено-чувствителен продукт, при който дори малко отклонение може да причини истински социален конфликт и големи проблеми за компанията-производител. Затова приложенията за управление на бизнеса в този сектор трябва да отговарят строгите законови изисквания, които регламентират производството и търговията с храни.

Регулаторният орган, който осъществява контрола в хранителната промишленост е ДВСК. Оттам проследяват изпълнението на специфичните предписания в тази индустрия и, за да няма една компания проблем, софтуерът трябва да покрие тези изисквания. На пазара имаприложения, които лесно се справят с тази задача, защото те са част от стандартната им функционалност, но има и такива, които изискват допълнителна настройка или т.нар. къстъмизации.

Може би най-ключовият момент от функционалността, строго специфичен за индустриите с процесно производство и повишена нужда от контрол на качеството, е т.нар. проследяемост на партидите. Става въпрос за възможността при възникнал проблем с даден продукт в търговската мрежа например, да може да се проследи неговият път обратно по всяка стъпка на производството и дистрибуцията, което от своя страна прави изпълними редица дейности по бързо и качествено отстраняване на причините за проблема или пък дефектни партиди, при това при минимална загуба за производителя.

Контролът на качеството в предприятията от хранителната индустрия се осъществява в съответствие със стандарта HACCP. Той е свързан с извършване на анализ на възможностите опасности, определяне на критичните точки, в които производството може да се управлява и контролира ефективно и последващото следене на показатели в тези точки. Критични точки са тези етапи от производствения цикъл на храните, в които може да се елиминират възможните биологични, химически и физически опасности за човека. С регламент на Европейския съюз, HACCP системата отдавна е задължителна дори за малките предприятия в ХВП. По този повод, Витан Витанов, управител на „Сирена“ отбелязва съвпадението на философията на системите за самоконтрол (каквато е HACCP) и софтуерната система за управление на бизнеса. Стандартите са документно ориентирани, както е и използваната система в управляваното от г-н Витанов предприятие, като по неговите думи това способства за успешното прилагане на стандартите.

За успешната реализация на продукцията, която се произвежда, освен много добри фабрики, компаниите трябва да разполагат и със складово стопанство на отлично ниво. Защото при малкия срок на годност лошата дистрибуция може да доведе до по-ниска удовлетвореност на клиента, независимо от високото качество при производството на продукцията. Затова складовете също трябва да отговарят на редица изисквания, включително обратната проследяемост на партидите.

„Бизнес софтуерът трябва задължително да има съответните качества като бързина и функционалност, за да не е тясното място по веригата на стойността от доставчика на суровини до потребителя, който консумира конкретния колбас например“, казва Нено Ширтев, ръководител на ERP проекта в Белла България.

Управление на портфолиото

ERP системата трябва да обхваща всички звена по веригата на стойността: снабдяване, складово стопанство, производство, продажби и обединяващата ги област –финанси. В голяма част от предлаганите решения човешките ресурси не са обхванати и често се търси външно решение.

Една от най-ключовите функционалности е самото производство. Специално за ХВП има определени специфики, които трябва да се осигурят, за да може решението да е ефективно. Това важи особено ако се работи със стоки с малък срок на годност в комбинация с голям брой артикули.

Да не говорим, че обикновено предприятията от тази индустрия работят с много големи обеми продукция. „Комбинацията от много кратък жизнен цикъл на продукта, при голям обем и разнообразен асортимент увеличава неимоверно важността на доброто управление на портфолиото“, обяснява Нено Ширтев. В този смисъл, друго предизвикателство, с което трябва да се съобразят решенията за хранително-вкусовата промишелност, е задоволеността на клиента, която много бързо се променя.

В тази връзка г-н Ширтев отбелязва, че най-важното, което трябва да имаме предвид при внедряване на система за управление на бизнеса в ХВП бранша, е функционалността така да бъде подбрана, че да отговаря на силно специфичното изискване на агресивността на пазара по отношение на изискванията на клиентите и по отношение на управлението на портфолиото и връзките с дистрибуторите. Той дава следния пример: фирмите, които имат по-агресивна политика по отношение на представянето на новите артикули, брандове, вкусове и т.н. печелят по-лесно нови клиенти, защото задоволеността на клиента по принцип бързо се постига и той постоянно търси нови продукти и вкусове. Ролята на софтуера тук е да направи възможно  постоянното генериране на нови артикули от компанията и последващото им управление – ежемесечно да бъдат изследвани продажбите по отделни продукти или групи и с помощта на маркетинговите инструменти те да бъдат промотирани, анулирани от продажба, делиствани и т.н.

Управление на себестойността

Управлението на разходите, особено преките разходи за производството, трябва да бъде на много добро ниво. Тази задача още повече се усложнява, когато става въпрос за компания с разпределена географска структура, особено когато различните фабрики изпълняват различни роли.

За да можете да постигнете изгодна себестойност, трябва да се предвидят всички особености – примерно при млекопреработвателните компании да се следят параметри като масленост, плътност и т.н., за да се управлява себестойността по пътя от доставката, през производството, до магазина. „ERP системата позволява да проследите параметрите на производството, рандеманите, да видите един продукт колко точно ви е струвал да го произведете и да го доставите. Системите позволяват да следите и допълнителните разходи - мита, транспорт, застраховки. Това обаче може да се постигне само стига предварително да е било направено точно задание“, споделя мениджър на вече внедрила ERP софтуер фирма от бранша, който пожела да остане анонимен.

„Системата дава възможност да се направи анализ на загубите и разходите през различните етапи на производство. Критериите за ценообразуване може да се променят в реално време в различни стадии - например при заприхождаване на склада или в процеса на производство“, допълват от SAP Concept. От консултантската компания дават да се разбере, че с помощта на информационна система може да се провежда динамично регулиране на цените и количествата, което цели максимално доходното използване на капацитетите. Показва се къде възникват загуби на суровина и така да подобрят процесите.

Българско или вносно?

Отговорът на въпроса какво решение да изберем със сигурност е в пряка зависимост от строго специфичния обхват на проекта във всяка фирма. Така или иначе на пазара има доставчици и на български и на чуждестранни приложения за управление на бизнеса, които напълно удовлетворяват изискванията на производителите в хранителната индустрия. Разликата между предлаганите решения може би е основно в наличието на т.нар. „добри практики“, които са залегнали доста повече в решенията на традиционните световни разработчици на бизнес софтуер. Това е повече от нормално, тъй като някои от тези компании   вече повече от три десетилетия разработват и внедряват MRP/ERP системи в сектора и изхождат от опита на десетки хиляди изпитани по цял свят сценарии зад гърба си, някои от които са залегнали и в самите приложения. Това обаче не значи, че и внедрителите на български приложения нямат никакъв опит.

Според специалисти от бранша, предлаганите по-популярни ERP приложения за ХВП в България покриват по-голяма част от изискванията със стандартната си функционалност, а за останалата част от нуждите има предвидени възможности за доработка, така че да се покрият максимално близо нуждите на конкретната компания. Според Нено Ширтев обаче, много често

срещан парадокс е, че българските компании-клиенти на ERP приложения не могат да преодолеят психологическата бариера по напълно възприемане на логиката на решенията, идващи с готови бизнес практики, което при определени фирми спъва ефективността на иначе aкцент доброто приложение. Иначе функционалността според него покрива нуждите на производството и последващата дистрибуция и съхранение на готовия продукт.

Г-н Ширтев също съветва, че при избор на софтуер силно желателно е конкретното приложение да разполага с отворени интерфейси, т.е. да позволява свързване с външен софтуер. Така клиентът, чрез собствения си човешки ресурс или с помощта на консултанти, би могъл да свърже ERP системата със софтуера на своите партньори, включително дистрибутори, 3PL логистични центрове и т.н. Подобна интеграция за най-различни цели би могла да се осъществи и с BI платформи, така че данните да стават бързо достъпни за всички по веригата на стойността.

Пристъпвайте напред с внимание

„При едно внедряване винаги има проблеми. Колкото и да ви казват в рекламните брошури, че всичко минава гладко, то това не е така със сигурност“, предупреждава Нено Ширтев. Според него обаче са налични редица технически способи, с които внедряването става по-плавно и безболезнено. Проблемите могат да възникнат при лоша организация на внедряването, затова „трябва да има отлична синхронизация между двата екипа.“ Българските специалисти обикновено са на доста добро ниво по отношение на функционалностите. Както клиентите знаят какви са им изискванията, така и експертите на внедрителите имат вече доста познания в областта на внедряването на самия софтуер. Проблеми евентуално биха могли да възникнат от непознаването на съответните регулаторни изисквания в хранително-вкусовата промишленост от страна на внедрителите, но такива случаи би трябвало да са редки и евентуалните грешки трябва да са видими още на етапа на предпроектното проучване.

По отношение на това дали да изберем поетапно внедряване или да въведем повечето важни модули наведнъж, също няма индустриално специфично вярно решение. Според г-н Ширтев, при всички положения, ако срокът на проекта в предварителните разчети е повече от 18 месеца, е по-добре да се пристъпи към поетапно внедряване.

Специалистите от ХВП бранша, с които разговаряхме, се обединяват около мнението, че ERP системите отговарят на нужната им функционалност и с тяхна помощ може да се постигне значително подобрение в ефективността. Според цитирано от SAP Concept проучване сред клиентите на предлаганото от тях решение в международен мащаб, в осреднени стойности подобряването на ефективността на работниците е до 40%, редуцирането на складовите запаси - до 30%, намаляването на времето за финансово приключване е 50%, а 20 на сто е редуцирането на оперативните разходи за 3 годишен период, което е в резултат от внедряването на най-добрите практики. Въпреки това може би най-коректно по отношение на възможностите се изказа цитираният по-горе анонимен мениджър, който определи ERP системата „като празна тетрадка, по която почвате да работите“ - по-важни от самия софтуер се явяват качественото внедряване и развитие.