Докато някои организации разглеждат отдалечената работа като временен отговор на COVID-19, други са преминали за постоянно към модел на дистанционно управление. Неотдавнашно проучване, проведено от PwC, разкрива, че 83% от офис служителите биха искали да продължат да работят отдалечено поне един ден в седмицата след края на коронавирусната криза.

Много компании приемат хибридни модели на виртуална работа, при които служителите разделят времето си между дома и офиса, пише онлайн изданието business.com.

Тъй като виртуалното изграждане на екипи се превръща във все по  честа практика в съвременната индустрия, хитроумните лидери трябва да усъвършенстват тактиката си, за да осигуряват редовно, висококачествено, ефективно онлайн ангажиране от страна на служителите.

Изданието обобщава няколко начина и инструмента за въвличане на екипа и повече ангажираност и отношение.

Използвайте инструменти за онлайн комуникация

Във виртуалните офиси по-голямата част от комуникацията се осъществява чрез незабавни съобщения и имейли. При тях обаче липсва контакта лице в лице. Те компенсират с лесна употреба и възможности за спестяване на време.

Използвайки инструментите за онлайн комуникация като места за свързване на екипа, вие давате възможност на служителите да се социализират и да създават взаимоотношения при техните собствени условия и графици, въпреки че са физически разделени.

Еднократните събития за тиймбилдинг са обект на конфликти за планиране. Груповите чатове позволяват на служителите да наблюдават или да участват в разговора с минимално прекъсване на работния процес.

Можете за целта да ползвате Slack, да завършите седмичните си имейли с подкана за разтопяване на ледовете в чат, да създадете облачен фотоалбум и да подканите колегите си да добавят снимки на семейството, родния си град или на нещо, което ги е впечатлило, и т.н.

За да се възползвате ефективно от тези комуникационни инструменти, планирайте, подканяйте, наблюдавайте внимателно разговорите на екипа си.

Провеждайте конферентни разговори

Виртуалните екипи са склонни да се срещат най-често чрез видеообаждане. Това обстоятелство е особено вярно за разпределени екипи, които работят в различни часови зони.

Улеснявайки дейностите на екипа по време на конферентни разговори, вие се възползвате от посещаемостта и максимизирате възможността за взаимодействие между колегите.

Затова оставете буфер от пет до 10 минути преди или след началото на срещата за непринудени разговори. Задайте темата, която да сближи служителите ви. Използвайте „зали“ за по-интимни дискусии. Играйте на видеоконферентни игри, насърчавайте функциите за чат и реакция, задайте тема за екипно шоу и поканете колегите си да се включат.

Въпреки че изобилието от онлайн срещи може да доведе до умора, видеообажданията често са единственото време лице в лице, достъпно за отдалечените колеги. Включването на групови дейности във виртуални срещи насърчава взаимодействието между членовете на екипа,  повишава ангажираността и разрушава монотонността на конферентните разговори.

Домакинствайте виртуални празнични партита

Празниците установяват общи точки и предоставят възможности да бъдем заедно. Организациите провеждат ежегодни коледни партита, за да благодарят на служителите за упоритата работа през годината, а служителите присъстват, за да се отпуснат и общуват. Използвайте празничния сезон сега като начин да насърчите другарството в екипа.

Проучете идеи за възможни виртуални празненства и изберете ангажиращи дейности, за да забавлявате персонала си. С подходящо планиране и насоки виртуалните партита в края на годината могат да бъдат толкова ангажиращи и повишаващи морала, колкото и техните лични еквиваленти.

Коледа не е единствената възможност. Можете да се възползвате от Хелоуин, деня на св. Патрик, да чествате нестандартни празници като деня на комплиментите, деня на вафлите и деня на разговора, които добавят елемент на хумор. Можете да отбелязвате и лични поводи, например рождени дни, годишнини и пр.

Резервирайте виртуални събития за изграждане на екипа

Само защото вашият отдалечен екип не може да се срещне физически, това не означава, че трябва да се откажете от структурирани и интензивни във времето събития за изграждане на екипа. Виртуалните излети помагат на хората да се опознаят и да се преборят с изолацията и самотата, които идват с отдалечената работа. Тези виртуални събития за изграждане на екипа се състоят от групови дейности, като разгадаване на мистерии, състезания в любопитни турнири, изучаване и приготвяне на рецепти за коктейли и др.

Можете да организирате виртуални излети, да направите тематични виртуални обиколки и още хиляди други неща, за да накарате служителите си да се отпуснат и да се ангажират.

Установете рутина

Стремете се да бъдете домакин на онлайн събитие за екипа поне веднъж на тримесечие. Определете повтаряща се дата, като първия петък на всеки месец например, за социални контакти, виртуални щастливи часове или нощни игри. Предимството на организирането на редовни събития е, че ако служител не може да присъства на едно, скоро след това ще има възможност да се включи в друго.

Рутината трябва да се прилага не само за периодични виртуални събития, но и за редовна социализация, като се стремите да включвате групови дейности.

Значение на общността и връзката във виртуалните офиси

Докато физическата близост подтиква към другарство в традиционните офиси, липсата на взаимодействие лице в лице във виртуалните офиси означава, че изграждането на екип трябва да бъде по-преднамерено. Отдалечените служители често съобщават, че не се чувстват свързани с колегите си.

Когато лидерите предприемат стъпки за свързване на разпръснати колеги, хората се чувстват по-малко сами. Чувството за принадлежност увеличава удовлетвореността им, което също може да подобри ангажираността и производителността на служителите.

Работата от вкъщи често означава да работите самостоятелно. Създаването на взаимоотношения с колегите напомня на всички, че са част от нещо цяло, от по-голямата картина, от организация, която обединява екипите с конкретни цели.

Отдалечената общност предоставя емоционална и професионална подкрепа. Изграждането на общност дори в условията на виртуална работа правят отношенията и работния процес по-приятни и намаляват текучеството.