"КТ Интернешънъл” ЕАД е сред най-прогресивно развиващите се цигарени компании у нас. Наследник на над 130-годишна тютюнопроизводителна традиция, през месец юли 2008 г. фирмата е приватизирана, като практически от този момент тя започва своя нов динамичен живот.
Компанията е производител на цигари и тютюневи изделия и продава своята продукция в над 24 държави в цял свят. Голямата база данни, с които оперира дружеството и различните нужди на отделите пораждат необходимостта от централизиран подход за изготвяне на отчети и анализи. Business Intelligence системата обхваща почти целия процес в компанията - от проследяването на продажбите и обратната връзка от търговската мрежа, през анализ на данните за маркетинг и рекламни активности, до финансовите справки в „КТ Интернешънъл”.
„Постепенното увеличаване на мащабите на бизнеса породи необходимост за осигуряване на по-голяма прозрачност на процесите в компанията”, коментират от мениджмънта. Изискване на „КТ Интернешънъл“ е с проекта да се постигне ефективно управление на бизнеса, интеграция на данните, осигуряване на по-добро взаимодействие между подразделенията и потребителите и оптимизация на част от бизнес процесите, както и ускоряване на процесите по вземане на правилни и своевременни решения.
Изпълнението на проекта започва през ноември 2014 г. след редица консултации. „При „КТ Интернешънъл” основната нужда беше да се синтезира максимално огромната база, с която работят, да се направи система, която да предоставя информация от различни гледни точки, да предлага по-автоматизиран и графичен анализ“, разказва Бояна Ликоманова, Партньор и Ръководител BI отдел в Balkan Services.
Проектът обхваща основни бизнес процеси в компанията и е разделен на четири етапа. Първоначалните три обхващат темите продажби, маркетингови бюджети и финанси.По време на имплементацията се включва и четвърта фаза, свързана с анализ на данните от дистрибутори за вътрешен и експортни пазари.
„За гладкото реализиране на проекта благоприятства фактът, че екипите на двете компании се сработиха изключително бързо, както и доброто познаване от страна на „КТ Интернешънъл” на основната транзакционна система и процесите в компанията.“, разказва Бояна Ликоманова.
Системата е реализирана специално за нуждите на клиента, посредством BI платформата QlikView.Изпълнението на първата фаза от проекта – продажби, започва през ноември 2014 г. и е финализирана през януари 2015 г. Тази фаза включва Dashboard, в който са заложени основните ключови показатели (KPIs), следени от компанията. Внедреното приложение спомага за генерирането на необходимите анализи и справки, като осигурява достъп до актуалната информация на дневна база, както от desktop, така и от мобилно устройство. Основните потребители на приложението са търговският отдел и анализаторите, които изготвят справки за мениджмънта в компанията. Веднага след като приложението влиза в експлоатация, консултантите на Balkan Services започват следващата фаза.
Вторият етап е в помощ на маркетинга и е внедрен през април 2015 г. Фокусът тук е върху данните за рекламни бюджети и материали, които трябва да отговарят на регулаторните изисквания на всяка от страните, в които „КТ Интернешънъл” продава. Посредством използвания интерактивен подход, клиентът сам оформя финалната визия на справките.
„При старта на анализа на финансовите данни, в компанията се изостри нуждата от детайлна информация от техния дистрибуционен канал.Наложи се бързо преструктуриране на плана и ресурсите, за да стартираме SalesOut проект“, разказва Ликоманова. За целта трябваше да се автоматизира събирането и валидирането на данни от дистрибуторите, касаещи търговските обекти, с който дружеството работи – общо около 20 000 обекта в България, за където пилотно стартира проекта. След това да се унифицира информацията за крайните обекти и продукти между дистрибуторските номенклатури и тези на „КТ Интернешънъл”. Веднъж събрани, данните се анализират и визуализират заедно с вече готовото приложение за анализ на първичните продажби, което допринася за цялостен SISO анализ (SalesIn, SalesOut). За реализацията на този процес екипът на Balkan Services използва собствен продукт FiVa. Тази фаза продължава до ноември 2015 г. „Най-голямото предизвикателство и една от основните причини за успешното реализиране на този проект, бе комуникацията, осъществявана между четири страни: „КТ Интернешънъл”, Balkan Services, основният дистрибутор на компанията и системният интегратор на дистрибутора.“, казва Стюърт Бюкянън, Търговски и маркетинг директор на цигарения производител. Сред предизвикателствата пред компанията при внедряването на проекта са и разнообразните модели и справки за различните отдели, характерни за компания от такъв мащаб, коментират от мениджмънта на КТ „Интернешънъл” .
Последната фаза е свързана с разработване на гъвкав апарат, чрез който, базирайки се на счетоводните данни, клиентът има свободата да създава неограничен брой показатели, справки и PnL отчети. Този етап приключва в края на март 2016 г., а инструментът е специфично know- how на Balkan Services.
Системата се надгражда постоянно, предвид динамиката в бизнеса и се използва активно от търговците, маркетинг, счетоводство, висш мениджмънт в компанията.
