Повечето предприемачи изповядват философията: „Ако искаш нещо да бъде свършено, направи го сам”. Този принцип обаче е валиден само при липса на други задължения, крайни срокове и т.н. Ако искаме в компанията ни нещата да се движат добре постоянно, ден след ден, няма как да вършим всичко сами, освен ако нямаме времето и капацитета да съчетаваме 10 позиции едновременно.

Тъй като това на практика е невъзможно, предприемачът трябва да е способен да споделя процедурните си знания и процесите за вземания на решения със своите служители. Това пише бившия консултант в McKinsey и настоящ успешен предприемач Виктор Ченг за американското издание Enterpreneur. Ето кои са трите основни стъпки, които според Ченг могат да подпомогнат по-лесното и успешно функциониране на прохождащия бизнес.

1. Документирайте процесите

При повечето малки фирми, идеите как да се осъществяват бизнес процесите си остават заключени някъде в главата на собственика. В тази ситуация, служителите са принудени или да налучкват какво се изисква от тях, или постоянно да задават въпроси, чиито отговори отнемат твърде много време. Ето защо, най-лесно е да документираме стъпка по стъпка начините, по които искаме да се изпълняват ежедневните задачи на фирмата. Има няколко начина за структурираме процесите:

• Напишете процедурен наръчник, в който подробно обяснявате как искате да се случват нещата в компанията.
• Използвайте чеклист, който да обяснява етапите на реализация на дейностите, като имате предвид, че служителите вече притежават необходимите умения, за да изпълняват задълженията си, но често забравят или пропускат някоя стъпка.
• Запишете видео, в което изпълнявате бизнес процесите, обяснявайки точно какво правите и защо го правите.

Благодарение на предприетите от вас действия, следващия път, когато давате задача на някой служител, можете просто да го посъветвате да следва вашите инструкции.

1. Документирайте процесите за вземане на решения

Като предприемач, постоянно ви се налага да вземате решения, независимо дали са сериозни или незначително. Факт е, че за да може бизнесът ви да се разрасне, без вие междувременно да полудеете, трябва да делегирате на своите служители не само изпълнението на задачи, но и вземането на решения. За тази цел е важно да споделите с тях стъпките и критериите, по които самите вие решавате важните за фирмата си въпроси.

В своята компания, която се занимава с консултиране на бързорастящи компании, Виктор Ченг е определил три основни критерии, по които служителите да се ръководят, вземайки решения, свързани с обслужването на клиенти:

• ·        Опазва ли решението репутацията на компанията?
• ·        Работи ли то в полза на клиента?
• ·        Изисква ли реализацията му по-малко от 500 долара?

В случай, че отговорът на всички въпроси е положителен, членовете на екипа могат да решават, без да се допитват до шефа. Ако, например, изпълнението на задачата би струвало над 500 долара, но все пак по-малко от 1000, служителят отново е оставен да решава сам. Ченг изисква колегите му да се допитват до него само в случаите, в които възможното решение би струвало на компанията суми над 1000 долара. По думите му, в 98% от случаите, членовете на неговия екип вземат същите решения, каквито би предприел и той. Освен това, той успешно си спестява всички срещи, мейли и телефонни разговори, които би прекарвал в дискусии за това как е редно служителят да постъпи в конкретния случай.

1. Създайте графици

Финалната стъпка, която ще ви гарантира, че правилните неща се правят по съотвения начин, е установяването на график на ежедневните, седмичните, месечните или тримесечните задачи на различните служители. Ако самите вие последвате тези три стъпки, всички задачи ще бъдат изпълнявани навреме, а решенията – взети с минимално участие от ваша страна, категоричен е предприемачът.