Има ли универсална формула за последователни стъпки при въвеждане на системи за управление на бизнеса ?
Този въпрос зададохме на консултантски компании и доставчици на софтуерни решения. Отговорите, както очаквахме, бяха нееднозначни. Но всички си приличаха по едно – никой не беше чувал някъде да е измислен стандартен алгоритъм, приложим за всеки тип бизнес.
Имат ли нужда стартиращите компании от софтуер?
Идеята от гледна точка на нуждата от управленски софтуер под общ знаменател да бъдат подведени прохождащи компании и вече установили се на пазара, се оспорва от експерти. Някои дори препоръчаха: „Не пишете от какъв софтуер се нуждае една start-up компания, защото тя мисли само как да оцелее. На нея й стигат Excel и Outlook. Темата с какво да се започне е интересна за онези, които вече работят на пазара и са узрели за електронизация на бизнеса си”.
Според Иван Гатев, управител на компанията BTS, доставчик на решения за управление и анализ, една стартираща и една вече работеща фирма са съвсем различен тип бизнеси. В единия случай е налице идея, с която се тръгва, но все още няма изградени процеси. В другияима изградена култура и нагласа за цифровизиране на процесите. „Startup-ът се нуждае само от средства за производство, от нищо друго. Ако произвежда климатици, му трябват инструменти за монтаж на климатици, а не софтуер; ако разработва софтуерни решения, му трябват компютри”, категоричен е Гатев и дава за пример началото на собствената си фирма.
„Преди 7-8 г., когато BTS тръгваше, бяхме двама души и ползвахме Excel. Не съм чувал за start-up от 20 човека, обикновено се почва с един-двама служители. При две транзакции на месец за какъв счетоводен софтуер да говорим?! Затова според мен пред една стартираща компания не стои въпросът какъв обслужващ софтуер да сложи, а какви средства за производство да си купи. Едва когато средствата й за производство започнат да генерират бизнес, тя трябва да се замисли за електронизация на транзакциите”, разказва той.
Защитавайки тезата си, Гатев на практика посочва и етапите в избора на обслужващ софтуер,какъвто могат да бъдат една счетоводна програма, ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) или BI (Business Intelligence). В началото транзакциите и управлението на връзките с клиентите може да се прави с помощта на Excel и Word. Когато те нараснат, се прибягва до услугите на счетоводна къща или се наема счетоводител.Станат ли транзакциите толкова много, че е необходима ERP, вече идва ред и наизбора на бизнес софтуер.
Съвсем различна тези застъпва НедаХицова, маркетинг мениджър в „Интерконсулт България”. Тя не само не изключва прохождащите компании от обхвата на темата и респективно от категорията на нуждаещите се от софтуер бизнеси, но вижда в стартовата им позиция и голяма доза предимство. „Предимството на стартиращите компании е, че бизнес процесите им не са дефинирани и, внедрявайки управленски софтуер в самото начало, те могат да заложат добри практики и оптимални процеси, които да се поддържат от системата”, казва тя. За такъв тип компании, според нея, е много подходящ ERP софтуер от типаSaaS (софтуер като услуга), защото схемата на употреба няма да увеличи излишно фиксираните разходи на компанията и ще й помогне да направи конкурентен старт на пазара.
Мениджърът по консултантски услуги в „PricewaterhouseCoopers България” Костадин Стоилов също подкрепя необходимостта от управленски софтуер за млади компании. „Само донякъде ще се съглася с това, че за една стартираща компания не е нужен софтуер. Зависи много каква е тя и в какъв бранш работи. Една технология може да дефинира бизнес модела на организацията и как да работи тя. Ако говорим за компания, която започва нов бизнес, например един онлайн магазин, видимо е, че основният бизнес модел е подкрепен от технологията, за да може въобще компанията да започне да съществува”, аргументира се той.
За Александър Чубриев, мениджър Бизнес развитие в системния интегратор S&T, стартиращите компании и онези, които още нямат софтуер, са в една група. „Бих ги приравнил, ако и двете нямат система. Една малка фирма би трябвало да ползва някаква система за управление, дори да е само счетоводна, но трябва да черпи от някъде информация”, смята той. По думите му в България се наблюдава двуполюсен модел, при който могат да се видят и двете крайности. В масовия случай задължително се работи със счетоводен софтуер.
Кое диктува избора на система?
Много са факторите, които имат отношение към решението за избор на управленски софтуер. На първо място е внимателният и прецизен предварителен анализ. „Изборът не е свързан толкова с това дали компанията е стартираща или не, колкото с фактори като специфика на бизнеса, конкретни потребности и вътрешни възможности, степен на зрялост на компанията, бъдещи очаквания за пазара и развитие на компанията, целесъобразност на предлаганите на пазара решения”, казва консултантът по стратегии, операции и управленско консултиране в „Deloitte Bulgaria” Милен Милев. По думите му някои компании търсят готови добри практики от ERP системите, които да интегрират в своя бизнес модел, докато други търсят софтуер, който да заработи спрямо текущите им процеси и документооборот. Компаниите имат различни потребности от гледна точка на функционални възможности на системите и в зависимост от това могат да се спрат на различен клас. Не трябва да се пропуска и фактът, че освен качествата на системата, за успешното внедряване съществена роля играе и фирмата внедрител, чиито възможности на пазара може да наклонят избора към една или друга система. „Най-общо казано, за избора на управленски софтуер е нужен задълбочен анализ на редица фактори, които се приоритизират в зависимост от нуждите, целите и състоянието на компанията”, обобщава Милев.
„Преди избор на каквато и да било информационна система е необходимо да се направи детайлен анализ на бизнеса, реинженеринг на неефективните и порочни практики и много важно – проект за внедряване на новата система, който да отчита измененията в бизнес процеса”, съветва Неда Хицова компаниите, които вече са на пазара. Според нея, ако тези предварителни стъпки са добре обмислени, вероятността проектът да е успешен, е много по-голяма. В противен случай компанията рискува да попадне в групата на онези 70 % неуспешни проекти по внедряване на мениджърски информационни системи, предупреждава тя.
К. Стоилов посочва, че няма универсална формула и подход как да се внедри едно решение, но има универсални принципи, които могат да помогнат. „Универсален принцип е защо искаме да внедрим това решение и какви бизнес ползи то ще ни донесе. Това в подхода на „PricewaterhouseCoopers България” се нарича Value-Based Implementation. Така се ориентираме дали да започнем с BI, дали да внедрим ERP, за да подредим основния си бизнес, или се оказва, че в момента нямаме нужда от софтуер”, обяснява той.
От наблюденията си на пазара в България и региона консултантите на компанията извличат и други важни уроци. Например да не се прилага само един стандартен подход за внедряване на система, да се използва максимално нейната функционалност, както и навреме да се включат мениджърите в проекта, за да бъде той успешен.
Първи стъпки
Няма универсална формула, нито универсален пакет, казват експертите. Всяка компания е отделен случай и затова подходът е „case by case”. По данни на „PricewaterhouseCoopers България” над 95% от компаниите в България имат счетоводен софтуер. Това е нишата, вкоято работи фирма „Микроинвест”. Над 80% от нейните клиенти на счетоводни и складови продукти са именно малки според българските стандарти компании.
„Продавайки софтуер, предлагаме на клиента - било семейна фирма от двама души или заведение с три маси в покрайнините на града - модел за работа, подходящ за малък бизнес”, казва маркетинг мениджърът Ивайло Мирчев.
Палитрата им от продукти тръгва от софтуер за малко магазинче с 5 продажби на ден и стига до ERP система (италианската Mago.Net, която компанията локализира за българския пазар). Практиката им показва, че повече-то компании преминават към ERP след като са ползвали счетоводна система. Според Мирчев първата стъпка за една търговска фирма е складов софтуер в комбинация със счетоводен. Подобна е схемата за ресторант или заведение – ресторантска система и счетоводство.
„Имаме клиенти, които от 10 г. не са мръднали – обемите на бизнеса не се променят, в тях работят един и същ брой хора – и те не сменят софтуера си”, посочва той връзката между разрастването на бизнеса и смяната на отеснялата вече система. „Ако тръгнем от тук, че всички имат счетоводна система (първа стъпка – бел. авт.), която им помага да спазват основни нормативни изисквания, обичайната стъпка при разрастване на бизнеса е да се мисли да внедряване на ERP решение (втора стъпка). Целта е да се обхванат всички основни процеси и да се постигне интеграция на данните, така че компанията да автоматизира голяма част от процесите си и да използва след това натрупаната информация за управленски цели. Тогава вече идва ред на BI решението (трета стъпка)”, така вижда последователните крачки консултантът К. Стоилов.
Описаният ред, с малки изключения, се споделя както от доставчици на софтуер, така и от консултанти. Разместването може да се случи не само между втора и трета позиция, но дори между първа и трета. Ако една компания не е дори в многобройната група на работещите със счетоводна система, може да започне директно с ERP.
„Ако все още нямате счетоводен софтуер, би било добре да купите направо ERP, за да можете от самото начало да натрупвате ценни данни за управленски анализи, които не могат да се правят с ERP”, съветва Неда Хицова от „Интерконсулт България”. Според нея в зависимост от типа дейност може да се окаже, че фирмата има нужда само от интеграционно или BI решение, което да предоставя данни от други системи на други организации. „Интерконсулт” има клиент в Норвегия, който предлага нова застрахователна услуга на базата на разработен от българската компания софтуер, който интегрира 13 различни системи, повечето от които не са в самата организация.
Милен Милев също смята за удачни и двата варианта. „В някои случаи е по-препоръчително да се започне с просто решение (напр. счетоводен софтуер) и едва след като бизнесът се подреди и подготви за внедряване на ERP, да се пристъпи към такова действие. В други случаи има условия и капацитет веднага да се предприеме внедряване на ERP. Това е обект на задълбочен преглед на нуждите, възможностите и ползите от една система”, казва той. Една ERP система може да се внедрява и „на чисто” (без данни), включително и при стартираща компания, въпреки че рискът и стресът са по-големи.
Като представител на международна компания, чиито фокус са средните и големи компании и в същото време е партньор на лидер в упрaвленския софтуер като SAP, Ал. Чубриев от S&T смята, че внедряването на ERP е следващата крачка след счетоводния софтуер. Според него етапът „счетоводна система” не бива да се прескача, за да се мине направо към ERP, защото всеки юридически субект трябва да си води счетоводството. „Но ако работите само с финансовия модул на едно ERP, на практика ползвате само счетоводен пакет”, коментира той. Той препоръчва да се прецени добре инвестицията в софтуер, независимо от големината на фирмата и пакета, защото производителите вече предлагат гъвкави схеми на лицензиране, които позволяват да се започне с основни модули и после да се разшири системата в рамките на едно решение.
BI заема все по-предна позиция
Различни мнения се чуват и по въпроса кога идва ред на едно решение за бизнес анализи (BI) – преди или след ERP-то. „Истината според мен е, че трябва да се внедряват в паралел, защото служат за различни неща - ERP е системата, с която управлявате бизнеса си, а BI е надстройка над всички системи, в това число и над ERP”, казва Иван Гатев от BTS, чийто главен фокус е именно BI системата на Business Objects (вече част от групата на SAP). Преди да развие тезата си обаче, той прави уговорката, че ако една компания няма данни, не си струва изобщо да мисли и говори за BI.
„Ключът към BI е има ли данни или не, а не има ли ERP или няма. Когато имате система, която генерира данни - счетоводна, маркетингова, за обслужване на клиенти и т.н., BI е първата стъпка”, казва той и дава пример със застрахователна компания. Тя може да няма ERP, но ако работи с клиентска база данни или има система за управление на връзките с клиенти (CRM), тя събира данни и може да внедри BI. Когато няма данни, една компания спешно се нуждае от система, която да й генерира информация. Тогава първата стъпка е избор на ERP. „Добрата новина е, че на пазара вече се предлагат евтини ERP, чието внедряване може да започне с 5-ма потребители”, казва Гатев и застъпва идеята за избор на платформено ориентиран софтуер вместо нишово решение. „Ако си купите счетоводен модул от българска фирма (какъвто можете са си вземете и с ERP), оставате там, където сте, не можете да разширявате. Умният начин на лицензиране е да изберете платформа, която можете да изграждате като картинка от пъзел”, съветва Гатев.
Сходно е становището и на консултантите от „Deloitte Bulgaria”. „По отношение на BI, обикновено съветът е да се изчака известно време след внедряването на ERP, за да се свикне със системата и нейните възможности за отчетност и да се определят по-точно изискванията към BI решението. Но ако за компанията е критично да събира, обработва, обобщава и извежда данни от повече системи (напр. ERP и CRM), BI решението може да се внедри и заедно с ERP системата”.
Според Ал. Чубриев, компании, които работят с единна система за управление, разполагат с инструменти за бизнес анализ, вградени в нея. „BI е интересен за компании, които ползват повече от една система и той трябва да извлича данните от всички тях; за фирми, които не ползват системи, а разпокъсани хранилища на данни, в това число и Excel; или за големи организации, които работят с една система, но поради спецификата на обема и процесите на внедряване, трябва да се приложи и система за бизнес анализи”, смята той.
В практиката си от S&T наблюдават интерес към системи за анализ най-вече при банки и застрахователни компании, които винаги имат повече от една система – фронт- и бек-офис, счетоводство, CRM, и т.н., между които трябва да се намери пресечна точка за извличане на информация. Такава система е приложима и в хетерогенна среда – за извличане на данни за управлението на няколко магазина например, които нямат общо хранилище на информация.
Обърнатата логика при BI
Описвайки трите поредни стъпки на внедряване, К. Стоилов отбелязва и един проблем, наблюдаван в практиката. „Процесът на внедряване на ERP отнема доста време и ресурси и на края не се стига до внедряване на BI решение. Така, компанията има изчистени транзакционни данни, но от гледна точка на управлението ефектът е по-трудно видим и мениджърите не усещат директни ползи във всекидневната си дейност, като използването на функционалностите на ERP рядко подпомага ежедневното вземане на решения.”, обясни консултантът. И това е така, защото ERP системите имат друго предназначение. Затова „PricewaterhouseCoopers България” промотира и обратната логика – да се започне с внедряване на BI, чрез която да се разбере по-добре как се развива бизнесът и кои са основните области, които имат нужда от развитие. По този начин BI решението се използва за създаването на ясна бизнес обосновка дали да се стартира внедряване на ERP и на кои функционалности да се обърне най-голямо внимание.Този подход съдържа няколко ползи в себе си – ясно се виждат областите, в които да се подобри организацията, като след внедряването на ERP, чрез BI може да се покаже доколко ключовите показатели са подобрени; създава култура, желание и готовност у мениджърите към внедряването на едно по-голямо решение, каквото е ERP; този подход е възможен, защото съвременните BI работят с различни бази данни, могат да теглят информация от тях в различни формати, включително и от Еxcel.
Тази обърната логика е приложима за компании от различен мащаб, защото вече се продават и BI решения, бързи като внедряване на оптимална цена. Така дори за компания с 10-20 човека персонал това може да се окаже нейната „навигаторска кабина”, от която да следи как върви бизнесът й.
От всички цитирани мнения става ясно, че
Няма универсална формула и ред за въвеждане на софтуер.
Компаниите са различни, средата е различна, както и техните бизнес цели, нужди, възможности, ограничения, виждания и т.н. Затова всяка стъпка към внедряване трябва да се предхожда от анализ на конкретната ситуация.
Консултантските компании препоръчват за стратегическите си решения компаниите да ползват опитни външни консултанти, които познават добрите практики във внедряването на управленски софтуер. Доставчиците на системи съветват бизнеса да се обръща по-смело към технологиите, които са създадени, за да му служат. Според тях проблем за българските компании е периферната позиция на ИТ мениджърите при вземането на решения. Въпреки че има известен напредък, мениджърите по информационни технологии, които са членове на борда на директорите, все още са единици.
Автор: Даниела Стефанова
