До няколко седмици предстои и обявяването на успешните проекти по конкретната процедура на оперативната програма, финансираща внедряването на ERP системи – “Международно признати стандарти и внедряване на системи за управление“.
На специализирана бизнес конференция, организирана от международния ERP внедрител LLP Dynamics и Майкрософт България бе дискутирано какво трябва да знаят фирмите, когато попаднат в списъка с одобрените ERP проекти и как да бъде разпределено времето, за да могат да се справят с усвояването на парите и сроковете за изпълнение.
Невена Младенова, мениджър в EUGA (програмата, която подкрепя внедряването на ERP системи) сподели пред аудиторията, че първият срок, с който ще се сблъскат фирмите е, че в рамките на 15 дни те ще бъдат уведомени дали техния ERP проект е одобрен, или не. След получаването на уведомлението, в рамките на 30 дни, бенефициентите на европейското финансиране ще бъдат поканени, за да подпишат договор за безвъзмездна финансова помощ. Това подписване е свързано с наличието на голям набор от финансови и юридически документи, които се подлагат на предварителен преглед и контрол. Ако в момента на подписване на договора се установи, че липсват необходими документи, бенефициентите ще бъдат поканени да ги набавят. За това ще бъде зададен допълнителен срок, с което срока за подписване на договора се удължава.
Важна особеност при подписването на договора от одобрената фирма е, че от страна на Агенцията за малки и средни предприятия ще бъде невъзможно да подпише няколкостотин договора в кратки срокове и това ще отнеме поне още 15 дни. От началото до този момент ще бъде “изяден” около един месец, което е добре да се има предвид от фирмите при подготовката на проекта. “Те трябва да са наясно с това, че ще работят с българска администрация, което е претоварена от собственото си или външно желание да се усложняват процедурите”, коментира Младенова.
Срокът по договора започва да тече, след като е подписан и от Агенцията за малките и средните предприятия. Неговата продължителност е в рамките на 12 месеца, но може да се удължи при предоставяне на много силни аргументи, чрез уведомление до Агенцията. Уведомлението трябва да бъде подадено не по-късно от един месец от изтичането на срока в договора.
При подготовката на тръжните процедури за избор на ERP доставчик има възможности за тяхното съгласуване и одобрение от Агенцията. В България това не е задължително, когато става въпрос за предварителен контрол, но според Младенова е препоръчително. Целта е бенефициентът да ги съгласува на три етапа, за да може поне малко да си гарантира реалното възвръщане на средствата от извършените от него разходи при инвестицията. Тези етапи са одобрение на документацията за откриване на тръжната процедура, съгласуване на работата с оценителната комисия при подбора на доставчик и фактическия избор на ERP партньор. Офертите на ERP доставчиците се приемат най-малко в рамките на 10 дни, след което в рамките на 5 дни на базата на протокола на оценителната комисия бенефициентът трябва да вземе своето решение кой да бъде неговият ERP доставчик. Агенцията за малки и средни предприятия трябва да бъде уведомена с кого е сключен договорът за изпълнение на ERP проекта, което трябва да стане до 3 дни след неговото сключване. Младенова допълни още, че договор с ERP изпълнител може да се промени, но това трябва отново да се съгласува с Агенцията за малки и средни предприятия, която трябва да вземе решение до 15 дни.
Цялостният процес на съгласуване на тръжните процедури може да отнеме до три месеца, тъй като за всеки един от етапите трябва да се отговаря в рамките на 15 работни дни дали Агенцията е съгласна с подготвената документация, решенията на оценяващата комисия и т.н. Много често обаче става така, че на 14-ия или 15-ия ден от срока се получава искане за допълнителна информация или за изчистване на проблеми около документацията, след което започват да текат нови срокове. С други думи, има опасност от започването на дълга кореспонденция между бенефициентите и Агенцията, което ще отнеме от времето за същинското внедряване на ERP системата.
Съветът на Младенова е, когато в тръжната документация се залагат критериите за избор на ERP доставчик, те да бъдат точни, обективни и да не се завишават по отношение на обороти и опит на специалистите, за да се спазят правилата за равнопоставеност на участниците. Важно е минималните критерии в тръжната процедура да съответстват с тези, които вече са заложени в договора за безвъзмездна помощ, както и да бъдат включени клаузи за неустойка при неизпълнение.
Всеки един проект се наблюдава от служител на регионалното звено на Агенцията за малките и средните предприятия. Кореспонденцията с нея е води само когато се изискват официални отговори, но според Младенова е добре да има постоянна комуникация с отговарящия служител от Агенцията.
Съществуват три начина за възвръщане на средствата. Единият от тях е с включено авансово плащане. За целта е добре фирмите да предвидят време и начини за осигуряване на банкова гаранция. Добре е да се съобрази и начинът на осигуряване на оперативни средства за изпълнението на проекта. Ако фирмите имат нужда от междинно плащане трябва да знаят, че е необходима подготовка за фактическа проверка на място за степента на изпълнение на проекта. При приключването на проекта също е нужен финансов отчет, който се изготвя не по-късно от два месеца след края му и е свързан с фактическа проверка от страна на договарящия или управляващия орган. Подобни проверки могат да се правят до пет години след усвояване на финансирането и поради това, според Младенова, е добре да се работи с доставчици на услуги, които ще останат на пазара, за да са партньори в защитаването на изпълнението на проекта.
Според Божидар Крапчев, управляващ партньор, LLP Dynamics България, при решаването на предизвикателствата при внедряването на информационна система за управление на бизнеса е важно „още сега” да се започне подготовката, без значение дали ERP проектът ще бъде одобрен, или не. „Тази подготовка ще ви даде възможност да анализирате бизнес процесите си - коментира той. – още повече, че предпочитаният клиент за ERP доставчикът ще бъде фирмата, която по-добре е дефинирала бизнес процесите си. Според него компаниите, които спечелят ERP проект, ще бъдат обект на атака на различни консултантски фирми, които ще "злословят" срещу ERP внедрителите и е от изключителна важност да се търси какъв е опита и реалните участия в ERP внедрявания на всеки един партньор.
Крапчев описа и възможностите на предефинираните за отделните отрасли в икономиката ERP системи. Въпреки, че не са панацея, те са специално разработени за конкретната индустрия и съдържат в себе вградени добри практики, с които се прескача преминаването през някои от етапите на внедряване, с което се съкращава и срока. „Според мен това, което е важно за една компания е да получи ERP системата и колкото по-бързо тя заработи, токова по-бързо ще започне да носи ползи”, заяви Крапчев.
Автор: Ваньо Кръстев
