Избягването на злоупотреба с рисковете, свързани с неспазването на Общия регламент за защита на данните (GDPR), е от решаващо значение за бизнеса не само от финансова гледна точка, но и за защита на репутацията.
Когато регламентът беше въведен, имаше голямо медийно отразяване и информация. Само година по-късно обаче той вече не се представя в новинарските емисии със същото внимание, пише онлайн изданието businessadvice.co.uk.
Задълбочените изследвания на многобройни работни места предполагат, че служителите и предприятията вярват, че може да се направи повече, за да се гарантира спазването на GDPR. Според резултатите от проучване на Egress, публикувано през септември 2019 г., сред лицата, които вземат решения, свързани с GDPR, във Великобритания, 52% от предприятията не са напълно съобразени с регламента.
Проучването установява още, че 37% от анкетираните са докладвали за инцидент, свързан с регламента, през последните 12 месеца към датата на проучването.
Защо е важно да познавате и спазвате GDPR?
Струва си да се помни, че максималната глоба за нарушение на регламента, независимо дали е физическо (на хартиен носител) или цифрово, е до 20 милиона евро или 4% от глобалния оборот на компанията за предходната година в зависимост кое число е по-голямо. Не само финансовият риск е потенциално огромен, но и влиянието върху репутацията на компанията също е значително, поради което неспазването може да бъде катастрофално.
Повечето компании, които са инвестирали много време и ресурси за спазването на регламента, трябва непрекъснато да преоценяват всички потенциални области на слабост по отношение на GDPR.
И така, как да се справите с рисковете?
Унищожете документи
Всякакви несъществени печатни документи, които може да съдържат чувствителни данни, вече не са необходими. Те трябва или да се съхраняват според GDPR, ако това е наложително, или да се унищожават с офисен шредер или от специализирани доставчици на услуги.
Криптирани преносими устройства
Използвайте криптирани USB твърди дискове (HDD) и USB устройства, за да транспортирате поверителни документи и цифрови данни. Тези устройства са защитени чрез криптиране или чрез пръстов отпечатък, или парола, така че ако бъдат откраднати, да не изгубите чувствителни данни.
Физически данни
Използвайте скенер за документи за дигитализиране на поверителни хартиени файлове и след това ги изхвърлете по начин, съвместим с GDPR. Чрез използване на скенер за цифровизиране на поверителни хартиени файлове и изхвърлянето им по начин, съвместим с GDPR, е възможно да се намали количеството на чувствителни документи в офиса и да се опрости управлението на данните.
Изхвърлете, рециклирайте или препродайте остарелите технологии безопасно
Уверете се, че всички стари лаптопи, таблети, телефони или компютри не разполагат с данни, когато става въпрос за изхвърляне, рециклиране или препродажба. Важно е да се разбере как физическите и цифровите данни доказват риск, ако не бъдат управлявани и унищожени по сигурен начин.
Всичко, което може да съдържа чувствителни данни, трябва да се изхвърля или съхранява по начин, съвместим с GDPR, включително във веригата на доставки. Въпреки че много компании ще гарантират, че спазването на GDPR е обхванато в основите на операциите, винаги си струва да си припомните какво точно означава това и как трябва да функционира бизнесът ви според регламента.
