Kогато говорим за стандарти, често изпитваме първоначална съпротива, изтъквайки доводите, че описаните процеси и норми звучат добре на хартия, но са далеч от практическата реалност. Трябва да признаем, обаче, че с развитието на всеки един стандарт, той все повече се доближава до реалните проблеми на сектора и предлага механизми за тяхното преодоляване.
Асоциацията на фасилити мениджърите в България работи усилено за утвърждаване в България на приетия Европейски стандарт за Фасилити мениджмънт EN 15221 и вече е на финалната права.
Защо това ни касае?
Смисълът на стандарта е да постигне по-добро и общовалидно разбиране на професията и ползите от нея. Прекият резултат е свързан с по-добра комуникация, повишена ефективност и по-добър контрол върху качеството на предлаганите услуги. Освен това, стандартът помага за преодоляване на различията в разбирането за Фасилити мениджмънт, във фазите на неговото развитие в отделните страни и/или организации, както и по отношение на различните култури, пазари, очаквания. Помислете. Ако сте чуждестранен инвеститор, няма ли да искате да знаете, че и вие, и компанията, в която инвестирате, имате общо разбиране за този бизнес, за процесите в него и за терминологията, която използвате?
Не на последно място, приемането на общовалиден стандарт позиционира сектора като развиващ се и демонстрира зрелостта на професията. Освен това осигурява критерии за реалистичен и значим бенчмаркинг, дава прозрачност на процесите и повишава конкурентоспособността на компаниите на глобалния пазар.
Всичко това показва безспорните ползи от възприемането на стандарта от фасилити мениджмънт компаниите, инвеститорите, сградите, поели управлението в собствени ръце и други.
Как да отговорим на изискванията на стандарта?
За да приложим съветите и нормите, заложени в директивата, трябва да разполагаме с различни по вид данни, които да анализираме, сравняваме, отчитаме. Трудно е да се справим само с excel или със счетоводния ни софтуер. Специализираните системи за фасилити мениджмънт обаче, са подходящ инструмент, както за ефективно управление на сградите, така и за покриване изискванията на стандартите. Ето как ни помагат те:
Спазване на SLA (service level agreement)
В стандарта са заложени съответните процедури, по които клиентът и вие като доставчик на услугата „фасилити мениджмънт“ постигате споразумение за нивото на обслужване, сроковете за реакция и критериите за оценка на качеството. Това са т.нар. SLA. Наличието на специализиран
софтуер, който разполага с модул за Help Desk, ви помага да спазвате условията на сключените споразумения с всеки клиент. Приложението FM Help Desk, например, ви известява, когато срокът за реакция наближава, отчита времето, което сте изразходвали и дава прозрачност на десйтвията ви пред клиента, за да е наясно, че се грижите за отстраняването на проблема му.
Управление на договорните отношения
Според изискванията за ефективен фасилити мениджмънт, договорите с наематели, подизпълнители, доставчици и други контрагенти трябва да бъдат не само надлежно съхранени, но и управлявани. Това включва запазване на различни версии, индексиране, спазване на сроковете, заложени в тях и т.н. Специализираните системи като FM Center помагат за установяване на контрол над договорните отношения като дори автоматизират част от дейностите (генериране на договори по шаблон, годишна индексация, известия при наближаване на дата от договора и т.н.).
Разпределение и сравнение на разходи
Едно от сериозните предизвикателства при управлението на сгради е разпределянето на разходите по различни критерии. В стандарт EN 15221-4, е отделено специално внимание на това как всеки разход трябва да бъде съотнесен към конкретен елемент/услуга/сграда/клиент, за когото е направен. Често счетоводните програми не могат да ни дадат тази информация, тъй като разходите се завеждат по един критерий. В FM Center можете да дефинирате различни разходни центрове и да отнасяте изразходваните средства към тях. Нещо повече, разходи като тези за отопление, консумирана енергия, вода и т.н. могат автоматично да бъдат разпределяни по предварително зададени разходни центрове и по различни критерии, които най-добре съответстват на нуждите ви. В FM Center можете да опишете всички налични системи и измервателни устройства и да получавате данните от тях във вид, удобен за генериране на справки. По този начин можете да сравните разходите за конкретен уред или помещение за избран период от време или да го съизмерите с друг уред. Това помага за установяването на неизправности и взимането на адекватни решения за повишаване на енергийната ефективност.
Бенчмаркинг
Стандартът препоръчва регулярен бенчмаркинг на различни нива (спрямо период, спрямо други организации, спрямо други пазари и т.н.), с цел постоянно подобряване и развитие. За тази цел са необходими данни за известен период назад и история на извършваните дейности. Ако трябва да търсим по файлове или хартиени папки и организираме тази информация всеки път, когато искаме да направим бенчмаркинг, това би отнело изключително много време. Специализираните системи като FM Center не само събират и организират информацията по удобен за вас начин, но и могат да правят почти неограничени по брой и вид справки, с което значително улесняват работата ви.
Отчетност към висшия мениджмънт
Стратегическите отчети според стандарта за Фасилити менидмжънт включват данни за оперативните разходи, за ютилизацията на пространството и предложената цена, за резултатите от бенчмаркинг проучванията, за степента на клиентска удовлетвореност и т.н. И отново на помощ идват информационните технологии, защото благодарение на тях можете да предоставите цялата тази информация за минути или часове, вместо за дни и седмици.
Всичко това показва, че приемането на стандарт за Фасилити мениджмънт е важна и необходима крачка, която може да бъде много по-лесна, ако използвате подходящите инструменти и се доверите на добре подбраното софтуерно решение.
Автор: СентърМайн ЕООД - office@centermine.com
