Бизнес предложението е документ, чрез който се предлагат стоки и услуги на определена цена. Обикновено бизнес предложението се полза в В2В, като може да бъде поискано или непоискано.

Ефективното бизнес предложение включва няколко основни елемента, включително резюмето на проекта, подробности за проекта, график, срокове и цена, както и поле за заключение и подпис, пише онлайн изданието fitsmallbusiness.com.

Шаблоните за бизнес предложения гарантират, че нито един от тези компоненти никога не се пропуска, което ги прави жизненоважен инструмент за всяка организация по продажбите.

Изданието предлага и шест стъпки за писане на успешно бизнес предложение.

Съберете информацията, от която се нуждаете

Когато се появи гореща бизнес възможност, може да почувствате натиск да изпратите предложението си възможно най-скоро. Въпреки че със сигурност искате да го изпратите по-рано, отколкото по-късно, отделянето на време за запознаване с клиента и проекта първо ще ви помогне да изработите предложение, което е по-вероятно да бъде прието. Ще успеете да включите всички важни елементи в предложението си и то ще бъде по-точно и ефективно.

Например, ако потенциалният клиент има множество офиси или локации, може да се наложи да посетите повече от един преди да можете да прецените точно проекта. В този сценарий времето изисква правилен баланс: не искате да изпращате предложение преждевременно, особено ако не можете да прецените точно разходите,но също така не искате да го изпратите твърде късно и да се оставите конкуренцията да ви победи лесно.

Някои от ключовите въпроси, на които трябва да отговорите, преди да напишете предложението си, включват:

-Кои са купувачите? Човекът, с когото ще се срещате, може да не е този, който взима окончателните решения. Помислете кой друг може да участва в процеса. Ако е възможно, помолете потенциалния клиент да подробности по взимането на решения при него.

-Кои са „болните“ места? Изследвайте конкуренцията, за да установите потенциални слабости или пропуски. Разпитайте за предишния опит на клиента с продукта или услугата, за да установите проблемните моменти и как можете да решите проблемите с предложението си.

-Какъв е бюджетът? Попитайте потенциалните клиенти дали имат предвид целева цена, или има бюджет за проекта. Отговорът на този въпрос ще ви помогне да не губите време за предложения, които нямат шанс.

-Какви са сроковете? Много компании определят вътрешни срокове за решения за покупка, за да ги съобразят с производствените графици. Те също могат да бъдат мотивирани да купуват в определени периоди от годината.

Определете коя от вашите оферти предоставя най-голяма полза въз основа на това кои са купувачите, от какво се нуждаят, какви са техните проблеми, които целят да решат, и какъв е графикът им за покупки. Изчислете внимателно разходите си, ако предложението бъде прието, например труд или материали, и си направете прогноза.

Определете целите и обхвата на предложението

Първото нещо, което трябва да направите, е да определите целта на вашето бизнес предложение. Важно е да знаете и да формулирате целта си, така че никога да не изпускате от поглед причината, по която пишете предложението. Добра практика е да посочите целта или във вашето въведение, или в резюмето на вашето бизнес предложение. За целта трябва да си изясните много добре нуждите на клиента, проблемите, които решавате с продукта/услугата.

След като отговорите на тези въпроси, създайте обективно изявление за предложение, което е съсредоточено върху нуждите на клиента или потенциалните клиенти. След това очертайте обхвата на предложението, като отговорите на следните въпроси: кой ще върши работата, ще управлява, ще контактува с клиента; какво трябва да се направи и/или достави, какво може да очаква клиентът; къде ще бъде извършена работата; ще се работи, как ще се постигне качеството, как ще се смекчат рисковете, колко време ще отнеме работата; защо клиентът да избере вас.

Помислете колко време ще ви отнеме проекта и добавете задължително допълнителни часове в случай на неочаквани обрати. Така ще можете да си дадете глътка въздух при извънредни ситуации. Ако все пак всичко върви гладко, винаги можете да предложите работа като бонус или да таксувате клиента с по-ниска сума.

Започнете да изготвяте своето бизнес предложение

Сега е време да се потопите в действителния документ, който следва определена схема – въведение, в което се обобщава проекта, детайли, включително таблици, диаграми, цени, снимки и т.н., и заключение, в което обяснявате на клиента как да процедира.

Като се включи страницата за подписване, добрите бизнес предложения трябва да имат няколко раздела. Задълбочаването в тази част на вашето предложение със сигурност може да отнеме известно време.

Първата секция е въведение, в което трябва да има представяне на вашата компания и мисия по начин, свързан с нуждите на потенциалния ви клиент. Можете да включите кратка история, която дава на клиента ви усещане за характера на вашия бизнес и спомага за изграждането на доверие. Маркирайте какво отличава вашата компания, вашите постижения, вашите пълномощия и всички награди.

Продължителността на вашето въведение трябва да бъде въпрос на здрав разум. Ако предлагате еднодневна работа за почистване на килими, не отделяйте повече от няколко изречения, описващи вашия бизнес. Ако ще подписвате дългосрочен договор, вероятно ще трябва да отделите повече време, описвайки основните си бизнес стойности.

Втората секция е резюме, в което трябва да изтъкнете защо сте подходящата компания за работата. Не бива да се опитвате да обобщавате всеки аспект на предложението, а по-скоро да се съсредоточите върху изводите, до които искате да стигне потенциалният клиент, след като го прочете.

Третата секция е основният текст на предложението, където се очертават детайлите. В тази секция трябва да отговорите на шестте основни въпроса – кой, какво, кога, къде, как и защо. Включете всякаква информация – за графици, доставки, цени, срокове, включете илюстрации, за да онагледите концепцията си, както и препоръки от други клиенти.

Основният текст е мястото, където да включите и предупреждения или случаите, в които не носите отговорност. Това е важно в случай, че клиентът реши да ви възложи и задача, която не влиза в обхвата на конкретния проект.

Следва заключението, потвърдете изключителните резултати, които можете да постигнете, и призовете към действие.

Можете да изградите още съдържание на бизнес предложението, както и да включите приложение. В него попада всичко онова, което не е предмет на основния текст – например автобиографии, допълнителни графики и т.н.

Редактирайте

Задължително прочетете документа преди да го изпратите! Когато е възможно, изпратете го на някой друг да го прочете. Вторият чифт очи може да улови грешки, които не забелязвате.

Уверете се, че използвате ясен, кратък и прост език, който е, същевременно, професионален, избягва жаргона и техническите условности. Избягвайте да преувеличавате и използвайте същия официален тон, който бихте използвали в офиса по време на среща.

Изпратете бизнес предложението си

Най-добре е да го изпратите като прикачен файл, а не в основната част на имейла, за да сведете до минимум риска от загуба на ключови детайли в дълга верига съобщения или отрязване при отпечатване или препращане.

Някои компании може да изискват да влезете в портала им и да въведете подробности за предложението си или да го подадете чрез техни формуляри. В този случай все още е добра практика да изпратите по имейл копие от вашето бизнес предложение, съдържащо вашата бланка и форматирано според вашите бизнес изисквания.

Ако сте писали предложение преди, знаете, че работата едва ли е приключила, след като щракнете върху „изпрати“. „Следвайте“ клиента, напомняйте му, отговорете на всичките му въпроси. Можете да използвате различни последващи съобщения с цел проследяване на мейла, както и да разчитате на софтуер, който да ви уведоми, когато съобщението ви бъде отворено.

Има много формати, които можете да използвате, за да създадете бизнес предложение в зависимост от нуждите на вашия конкретен бизнес. Можете да наемете дизайнер, който да разработи шаблони за предложение. Съществува и опция да използвате външна услуга за писане на бизнес предложения, стига тя да дава допълнителни предимства, например да проследява известията и други подобни.