“3С СОТ” организират над 3000 служители и управляват връзките с повече от 40 000 клиенти със система за управление на бизнеса

“3С СОТ”, компания създадена през 1993г., е първата частна фирма, осъществяваща централизирана охрана чрез мониторинг-центрове и автопатрулна реакция на територията на цялата страна. Компанията е фокусирана в сферата на мониторинговите услуги, физическата охрана и изграждането и поддържането на системи за сигурност .
По собствените им думи, те се явяват най-голямата частна българска компания в тази област с национално териториално покритие. Оперират в над 1 000 населени места, посредством повече от 50 офиса и 3 000 служители.
“3С СОТ“ предоставят мониторингови услуги на над 40 000 абоната, обслужвани денонощно, в реално време. Сравнително ново е направлението „Корпоративна сигурност“, включващо сериозни инженерни и технологични проекти за изграждане на комплексни решения, подпомогнати с физическа охрана и мониторинг.
В периода 1993 г. - 2007 г. компанията създава свои търговски дружества във всеки регион където оперира, с контролно участие и работещи под общи принципи и правила, но практически самостоятелни като организационни структури. През 2007г. компанията се преобразува чрез сливане в “3С СОТ” АД на 21 от общо 45 дъщерни фирми.

Хелиана Велинова

Централизирането на бизнеса води до необходимостта от унифициране на работния процес и процедури, особено в сферата на постъпващата информация. Единственото логично решение е внедряването на ERP платформа, което да позволи на компанията да подобри обслужването на своите клиенти. За тази цел, през 2007г. 3 С СОТ АД обявяват конкурс, на който се явяват пет доставчици на управленски софтуер.
В крайна сметка най-точно на изискванията на “3С СОТ” отговарят BORA Solutions. Проектът за внедряване на предлаганото от тях решение стартира през февруари 2008г., като се очаква да бъде завършен окончателно в края на настоящия месец.
Според Мила Георгиева, оперативен директор на „3С СОТ“, сред основните предимства на Bora Business Solution е комплексното обслужване на всички дейности и процеси. Модулите за управление на бизнеса, персонала и работната заплата, както и актуализацията в сферата на комуникацията с държавната администрация, отговарят най-точно на нуждите на охранителната фирма. Освен това, чрез BORA BS се обслужват всички документи и процедури, с които “3С СОТ” оперира, и по-специално тези, свързани със системата за качество, тъй като компанията е сертифицирана по ISO 9001. В момента всички те са достъпни за служителите и същевременно дават сигурност на клиентите, че се обслужват при еднакви условия в цялата страна.
Като структура с много клиенти и със сериозно географско разпределениеофис-организацията и координацията между бизнес единиците, клоновете и офисите е изключително важна за “3С СОТ”. С помощта на новата система тя се случва в реално време. Освен това вградените функционалности позволяват автоматизиране на деловодните процеси.

Това дава актуалност на информацията и възможност за лесно проследяване на целия документооборот. За работата на компанията, която разполага с 3 000 служители, модулът „Управление на човешките ресурси – персонал и заплати“ е от голямо значение. Потребителите на платформата в момента са около 100. В управленската система е моделирана структурата на бизнес-организацията, прецизирани са правата на достъп на работещите с нея и са структурирани всички контрагенти и свързаните с тях охранявани обекти. Управлението на всички финансови потоци е покрито от система „Финанси”, като е постигната и интеграция с „Инфобанк” на Банксервиз. Чрез нея ежедневно и автоматизирано се получават и обработват записите от всички банкови сметки на компанията в електронен вид и тези данни автоматично се вкарват в ERP системата.

Друга функционалност, която дава решението за управление на бизнеса, е възможността комплексно да се управляват връзките с клиентите - изготвяне на фактури, клиентски справки и анализи на продажбите, отново в реално време. Складовете на компанията са обхванати от система „Материали“.
Лесно могат да се проследят всички транзакции по отношение на наличностите и движението им в цялата страна. Тук се проследява и огромния брой облекла, използвани от служителите. Съгласно „Закон за частната охранителна дейност“ в България, всички охранителни трябва да са със специално облекло.

„Материали“ е свързан с модул „Човешки ресурси“, така че във всеки един момент да има налична информация за служителите и използваната от тях служебна екипировка.
Цялата налична информация се съсредоточава на централно ниво в система „Счетоводство“. Според Мила Георгиева, благодарение на новата платформа в момента един отдел успява да се справи с обработката на голямо количество документация и да анализира огромния масив информация, инициирана от служителите на фирмата.

Освен автоматизиране на работните процеси и подобряване на комуникацията между различните отдели и звена, в компанията започват да виждат и други положителни аспекти от използването на новата платформа. „Самите служители започват да мислят процесно, а при някои от отделите, при които е наблюдавано капсулиране на работата, вече има много по-добра комуникация с останалите звена.“, коментира пред ENTERPRISE г-жа Георгиева.

Една от основните трудности, които компанията среща по време на проекта, е фактът, че за известен период от време трябва да поддържат работещи паралелно два „свята“ - този на предишната използвана система и на новата ERP платформа. Като при всеки проект от този тип се срещат и затруднения по отношение на фини настройки, но в крайна сметка решението се превръща в това, от което компанията се нуждае за да обезпечи потребностите си.
Друго предизвикателство, пред което се изправят е проследяването на значителен обем от справочна информация и обученията на служителите, защото потребителите на системата са от цялата страна. Голям плюс при избраното решение, според г-жа Георгиева, е прекият телефон и отдалечен достъп за поддръжка, като в реално време може да бъде оказана съществена помощ, директно в системата.
В момента “3С СОТ“ работи по надграждане на модул Billing, който е залегнал още при старта на проекта за ERP система, и се очаква да бъде внедрен до края на март. Негова основна цел е по-бързото и качествено обслужване на клиентите, както и възможност да се поддържат данни за всеки контрагент, за обектите, които притежава и за всеки сключен и действащ договор.

Той ще автоматизира проследяването на дългосрочните договори за мониторинг и ще предоставя актуална информация за изпълнението им, за всички плащания и промени. Billing системата дава възможност при фактуриране на голям брой клиенти, като данните от отделните обекти се актуализират автоматично. Това е от голяма полза и служи за поддържане на актуална база данни за всеки контрагент. Промените в компанията не свършват до тук. В момента, във всяко едно населено място, където функционира “3С СОТ“, има диспечер- ски център, който обслужва определен брой абонати. Компанията работи по изграждане на „Централизирана система за мониторинг и техническа охрана“- национален диспечерски кол-център. Съществува и перспектива за автоматизираната връзка на последния с ERP системата, в сегмента на справочната информация, която и двете системи ще ползват съвместно.

„Да управляваш бизнес от такъв мащаб без интегрирана система за управление на бизнеса не е удачно.” – коментира г-жа Георгиева. Тя вижда в новата платформа редица преимущества- достатъчно информация за компанията в реално време, което да прави възможен погледа в бъдещето и взимането на коректни управленски решения. Според нея „другият голям плюс” е възможността за оптимизация: „Ако бяхме останали като мрежа от самостоятелни дружества, щяхме да имаме над 40 счетоводни отдела, докато сега системата дава възможност за централизирано управление.

Най-важна, обаче е възможността да подобрим работата с клиентите. Разбрахме, че функционирайки като отделни звена, без централизирана система, ние сме обслужвали един и същи клиент в няколко населени места, без да знаем това. Сега гледаме с друго око на подобни клиенти, които за нас са корпоративни и респективно към тях имаме различен подход.“