Или как WMS софтуерът може да помогне за оптимизиране на складовите позиции, персонал и най-вече за ефективността на една на от най-важните части на бизнеса ви?

Доброто управление на бизнеса зависи от качеството на информацията, с която разполага мениджърът. При това не само за продажбите, които реализира компанията му, а и за наличностите, с които тя разполага и тяхното оптимизиране. Особено в моменти на криза, поддържането на оптимални складови наличности е едно от водещите условя за оцеляване на бизнеса и дори за разрастването му. Именно залежаването на определени стоки стана причина за масовите разпродажби на техника през тази година, а и доведе и до огромни отстъпки на автомобилния пазар. Надали обаче точно това е била идеята на мениджърите на компаниите от сектора, които бяха принудени буквално да се отърват от прекомерно високите складови наличности. В други браншове - като хранителната индустрия например - поддържането на адекватна информация както за готовата продукция, така и за изходните продукти, е от ключово значение. Най-малкото, храните са с определен срок на годност, след чието изтичане те просто трябва да бъдат изхвърлени. Иначе казано - стават ненужен разход за всяка компания.

Един от най-добрите начини за поддържане на адекватната информация както за наличното в склада, така и за датата на постъпването му и всякаква друга информация за всеки един продукт е т. нар. Warehouse Management Systems (WMS) или системи за управление на складовите наличности. На практика почти всеки един ERP продукт предлага такава функционалност, но в повечето случаи тя е твърде базова и не включва допълнителни функции като управление на наличностите, предназначението им или разположението им из самия склад. На практика по-подробните WMS са част от Supply Chain Management системите, чието предназначение е именно управлението на доставките на компанията.

Преимуществата

Еволюцията на системите за управление на складовите наличности наподобява на практика всяко едно подразделение на ERP софтуера. В началото те са били просто инструменти за следене на движението и съхранението на материали и продукти в склада, но в последствие функционалността им се увеличава пропорционално на желанията на различните компании, които работят с тях. И така до днес, когато голяма част от водещите производители в лицето на SAP, Oracle, Microsoft и т.н., предлагат решения по поръчка - тоест, пасващи изцяло на нуждите на определена компания.

С навлизането на технологии като смартфоните и таблетите и непрекъсната свързаност с интернет пък, данните, които се съхраняват в тях, станаха достъпни буквално във всяка една точка на света. Това в определени моменти може да се окаже решаващо за бизнеса.

Паралелно с еволюцията на функционалността на WMS, към нея бе добавена и автоматизацията, която на практика елиминира нуждата от ръчното въвеждане на информацията за всеки влизащ или излизащ от склада продукт. Това има 2 големи преимущества - елиминира възможността от човешка грешка и значително улеснява процеса на работа както на мениджъра на склада, така и на работещите в него. По този начин според различни проучвания те намаляват драстично най-вече заради автоматизацията на процесите, но това е друга тема.

Самата автоматизация става с имплементирането на няколко различни технологии в WMS. Най-често се използват технологии за автоматично приемане на данни като скенери за баркодове, мобилни компютри, безжични мрежи, а напоследък - и RFID технологии, с които се елиминира нуждата дори от доближаването на човек до дадена стока. Информацията за нея се съдържа в чип и може да бъде прочетена дистанционно от системата на склада. Целта на целия този процес е ефективното наблюдение на потока продукти, които влизат и излизат от склада, което става в реално време. Иначе информацията се събира в база данни, която дава достатъчно подробни доклади за наличността и движението на стоките.

Навигаторът на склада

Паралелно с управлението на наличното в склада обаче, WMS предлагат и други функции като управление на движението на стоките във всеки склад и дори моделирането на празните пространства и начините за запълването им. Тоест, създава се триизмерен модел на наличното складово пространство, а системата сама определя къде точно да се съхранява определен продукт в зависимост от спецификациите му - дали има изискване за максималната температура, влажност на въздуха и други условия, които могат да навредят или да го направят негоден за употреба. Паралелно с това, WMS станаха достатъчно интелигентни, за да вземат сами решения - тоест да преценят кога наличността на определена стока е под критичния минимум и да припомнят на мениджъра за това. В последствие, всичко което трябва да направи той, е да одобри поръчката на допълнителни количества от съответния продукт. Така на практика WMS се превърнаха в система за планиране на ресурсите, само че само за складове. Друг е въпросът, че между всички видове софтуер за управление и автоматизиране на бизнес процесите се вижда значителна интеграция, което допълнително улеснява производството, а в последствие - и дистрибуцията на готовата продукция.

Т.е. ERP, WMS, DRP (системи за планиране на дистрибуцията), TMS (системи за контрол на транспорта), CMS и другите подобни на тях се превръщат в членове на едно голямо и задружно семейство, с което бизнесът определено се управлява по-лесно. И ефективно. А ако всичката информация постъпва в единна база данни, в последствие тя може лесно да бъде анализирана от BI приложение, което от своя страна да намери евентуални дисфункции в системата - твърде високи складови наличности от даден продукт или обратното - ниски наличности на жизненоважна за производството стока.

Критерии за избор

Така все повече мениджъри и в България започват да се ориентират към подобни тип приложения. Въпреки липсата на официална статистика за обема на пазара на WMS у нас, анализаторите коментират, че не малка част от производителите използват подобен софтуер за бизнеса си. При това не само големите, а и по-малките компании, които в последните години са фокус на производителите на ERP системи. Така посред статистиката 86% от инсталациите през 2010 г. са именно в този сегмент от икономиката. А хранителната, машиностроителната и химическата индустрия са най-големите потребители на този тип продукти. Което говори достатъчно за развитието на пазара.

Както гласи един от основните принципи на икономиката: с търсенето идва и предлагането. А с голямото предлагане на пазара се появява конкуренцията между различните системи. И мениджърът изпада в трудната ситуация,в която трябва да избира между различните предложения. Въпреки ценовата ориентираност на българския пазар, преди подобна решаваща крачка, каквато е инвестицията в този тип софтуер, не само това трябва да е от значение.

На практика минималната функционалност, с която трябва да разполага една WMS е наличието на гъвкава локационна система. Отделно, тя трябва да взема предвид дефинираните от потребителя й параметри, за да управлява задачите в склада и да може да изпълнява зададените й указания. Паралелно с това от ключово значение е и възможността за интеграция с останалите системи за събиране на бизнес информация. И анализа й в последствие, за да може

WMS да бъде част от бизнеса, а не просто фрагмент от него. Иначе тя става почти безсмислена.

Задължително или не толкова?

На практика все още има складове, в които WMS е излишно нововъведение. За големи компании, които оперират с бърозооборотни стоки или пък разчитат изключително много на определени продукти за производството си обаче тя е задължителна. Причината за това е проста - гарантира се непрекъсваемостта на бизнеса. Дори в случай на евентуална сделка за продажба, WMS може да помогне много. Причината е, че търговците в компанията ви ще разполагат с реални данни какво могат да предложат на клиентите си, а не да разчитат на сляпа интуиция за наличното в склада ви. Или очакваното в него в близките дни. Така сделката може да бъде сключена буквално на плажа, а за нея е необходим просто смартфон, с който служителят на компанията да може да се свърже с интернет. По-хубаво от това, здраве.

Автор: Явор Евстатиев