Дилком въведоха ERP система в производството си, използвайки европейско финансиране

[divider] [/divider]

 Дилком България е българска компания, създадена във Варна през 2002г. като официален представител на CITIZEN в сферата на етикетните баркод принтери. С желание да предостави цялостно и качествено обслужване на клиентите си, постепенно фирмата разширява гамата от предлаганите продукти с най-разнообразно оборудване, свързано с етикетите. През 2003г. стартира производството на самозалепващи и несамозалепващи етикети, като днес производствената дейност се равнява на не по-малко от 70% от бизнеса на компанията.

Производството на етикети, макар за незапознатите да изглежда сравнително просто, всъщност включва много неизвестни на входа и още повече потенциални продукти на изхода. Затова компанията решава да въведе ERP система, като се спира на SAP ERP Baseline. Въвеждането е осъществено с помощта на финансиране от европейските фондове, което прави проекта още по-интересен.

[divider] [/divider]

Дилком се появява в началото на века, в общи линии от нулата. „Двама души, в кухнята на съдружничката ми. Инвестирахме в стока, наехме един гараж - малко като историята на Apple”, започва разговора шеговито изпълнителният директор Дочо Чемширов. Днес в управляваната от двамата компания работят 40 служители, разпределени в завода и администрацията във Варна и търговския офис в София. Дори така обаче изглеждат не изглеждат достатъчно големи за 12-те лиценза на SAP, които ползват от няколко месеца. Оказва се въпрос на стратегия и стечение на обстоятелствата.

История на растежа

Както всяка микро фирма, Дилком стартира оперативната си дейност, използвайки едно от най-популярните български счетоводно-складови приложения. То е достатъчно за първи стъпки. Но с добро управление, със стратегия значима част от печалбата да се реинвестира във фирмата и то в условията на икономическия бум от периода 2002-2008 г., компанията изведнъж се оказва доста по-голяма. С 15-17 души персонал продажбите нарастват много, открива се офис и в София. Софтуерът, който ползват, вече не удовлетворява нуждите им дори функционално, а за поддръжка въобще и не може да става въпрос, тъй като приложенията от този тип се продават по съвсем различен начин и не предполагат задълбочена ангажираност на разработчика към клиента.

Затова преди около 5 години Дилком преминават към по-сложна българска платформа. Избират определена система, понеже я виждат работеща на практика в големи производствени предприятия в региона. В същото време разработчикът е местен (от Варна), което дава на клиента и по-добрата поддръжка, към която той се стреми.

Минават още толкова години и още няколко стъпки по-напред към върха, а капацитетът и на новото софтуерно решение е изчерпан. „По-простите продукти умеят да обработват покупко-продажби и да поддържат склад. Тръгвайки да произвеждаме обаче се оказа, че номенклатурата расте експоненциално“, обяснява г-н Чемширов. Допусканите грешки при обработката на наличните днес между 1500-2000 клиентски заявки месечно, помагат за по-бързото предприемане на ход по посока преминаване към сериозна ERP система. Решаващ за прехода обаче е друг фактор.

Европари за ERP

Ключов стимул за избора на момент в крайна сметка се оказва възможността за съфинансиране на значителна част от разходите за софтуера чрез грант от ОП „Конкурентоспособност“: „Инвестицията не е малка за фирма като нашата. Винаги сме мислили за такъв клас система, но в противен случай това щеше да се случи доста по-късно. Финансирането по „Конкурентоспособност“ изтегли напред решението.“

Въвеждането на ERP системата е част от един от четирите европроекта, за които досега Дилком успешно са кандидатствали. Всичките касаят някакъв тип модернизация и повишаване на качеството. „Процедурата беше за въвеждане на ISO 27001, но като гаранция за спазването на стандарта, въведохме и SAP”, посочва г-н Чемширов. За него системата за управление на бизнеса „с алгоритъма си на работа и с начина си на обработване на информацията“ покрива и гарантира почти всички изисквания на стандарта.

Baseline пък, като платформа с предефинирани процеси, на теория излиза по-евтино от гледна точка на хонорара на консултанта по внедряването, стига клиентът да не изисква прекалено много донастройки. Случаят очевидно не е бил такъв. За разлика от други компании, които биха оказали натиск върху внедрителя системата да се нагоди към бизнеса им, в Дилком решават да променят бизнес процесите си, така че да се придържат към заложената в ERP системата логика. „Едно от нещата, които ние искаме да направим, е да поемем от ноу-хау-то и знанията, които са интегрирани в ERP системата“, казва по този повод ръководителят на фирмата. Въпреки това внедрителят се е наложило да поработи над някои твърде специфични за компанията детайли, отразени с допълнителни променени в системата.

Най-доброто предложение

Дотук всичко изглежда логично. Затова и изненадата е голяма, когато Дочо Чемширов споделя, че не SAP е бил първоначалният избор на компанията. Напротив, още преди започване на процедурата, ръководството на производителя на етикети проявява интерес към Microsoft Dynamics AX. Това се оказва и предпочитаното решение на теория по няколко причини. Първо, една от партньорските компании на Microsoft в България предлага съответната добавка - вертикално решение, което най-близко се доближава до бизнес процесите в конкретната индустрия. Освен това, въпросната консултантска компания е представена и във Варна, което и преди е оказвало влияние в избора на мениджмънта на Дилком, както вече става дума. Не на последно място г-н Чемширов изтъква и че може би като дългогодишни потребители на разнообразни приложения на Microsoft, на служителите на фирмата ще бъде по-лесно да работят с тази система, отколкото с такава на който и да е друг разработчик.

От друга страна, Дилком остават недоволни от обслужването на Dynamics консултанта, а и научават за забуксувал проект със същото вертикално решение при свои познати от бранша. Така предприемачът решава да се довери на инстинкта си и да чуе и други предложения, така достигайки и до презентация на Baseline.

В крайна сметка в тръжната процедура участват общо 3 компании – два партньора на SAP и вече споменатият Microsoft-консултант. SAP-партньорът Варна Бизнес Сървисиз (VBS) се представя най-добре, отговаряйки на критериите и предлагайки най-ниска цена, което е решаващ фактор в процедурата за избор.

Дочо Чемширов описва доста образно и първоначалните си впечатления относно представеното от победителя качество на обслужване – тогава специалистите на VBS му се сторили „на светлинни години“ по-добри от конкурентите. „Въпреки, че предварително се бяхме убедили в предимствата на едното решение, в крайна сметка сложихме на кантар възможностите на двете системи и реално везните се наклониха от сервиза и от отношението на фирмата, която интегрира продукта“, посочва изпълнителният директор на Дилком. Той подчертава, че и до момента не съжалява за взетото решение.

Въвеждане на ръба

Няма и защо да съжалява, тъй като качествената работа на консултантите в случая е била от критична необходимост. Внедряването се осъществява в рамките на едва 3 месеца. Причина за това са изискванията свързани с усвояването на евросредствата – една от недомислиците в тази сфера. Притиснати от краткия срок, в Дилком прибързват с писането на заданието и допускат пропуски, заради които след това изпитват на гърба си неприятностите от смяната на посоката по време на изпълнението на проекта. Проблемите никога не идват сами и за да се утежни допълнително ситуацията, периодът на внедряване съвпада с летните отпуски във фирмата, което намалява до краен предел човешкия капацитет на иначе и без това не много голямата от гледна точка на персонал компания. А нуждата от ръчен труд при прехвърлянето на информацията от старата в новата система за управление на бизнеса се оказва по-трудна задача от очакваното. По-сериозното ERP решение изкарва наяве пропуски и „замазвания“ в старата система, останали извън погледа на мениджмънта дотогава. Заради това 12 души едновременно, заети на 10-12 часов работен ден, вкарват ръчно данните, докато компанията извършва и паралелно нормалната си дейност, за да успее да навакса. Въпреки усилията обаче, се наложила пълна инвертаризация, заради която фирмата временно е прекратила дейността си за цял ден.

В края на краищата, преодолявайки всички изброени пречки съвместният екип се справя навреме и компанията използва системата от началото на есента. Времето за работа по проекта обаче е толкова кратко и интензивно, че „докато се научим как да комуникираме един с друг (т.е. с консултантите, бел. авт.) и системата беше внедрена“, отбелязва г-н Чемширов. „Сега вече научихме правилния подход“, добавя той, убеден че въобще не е късно за това, тъй като Дилком тепърва стартират процеса по развитие на по-сериозна система за управление на бизнеса и са отправили поглед в дългосрочен хоризонт.

Управляемото производство

Какво всъщност управляват в българския производител със своята ERP система? Внедрени са стандартните модули на SAP ERP Baseline, които покриват областите: финанси и счетоводство, склад, производство, продажби, доставки, сервиз и контролинг.

Най-интересно, разбира се, е производството.

Основният бизнес на Дилком включва машини, които печатат и щанцоват етикети. Суровината в случая е хартия на големи ролки. Тя може да е бяла или с допечатани цветове. Готовият продукт е напечатан етикет на ролка. Ролките са готови за използване с автоматични апликатори, което ги прави подходящи за най-разнообразни компании от производствения сектор например.

ERP системата следи количеството вложени материали – хартии, мастила и др. Тя проследява и състоянието на инструментите, които се използват – щанците се изхабяват след определено време, а системата в момента предоставя обратна връзка за оставащия живот на всяка една от тях. „Ако те (щанците) са от различни производители, можем да си направим извода от кой от тях да заявим следващите, защото животът им е по-голям, което ще ни спести средства“, посочва мениджърът. ERP системата отчита също настройките на всеки един оператор, времето, за което той изработва продукцията, брака.

„Етикетчето на пръв поглед е нещо много просто. Но всъщност не е така, защото има стотици видове хартии и лепила, разполагаме и с 400-500 щанци. Умножени двете променливи означават десетки хиляди артикули, които можем да произведем. А за да оферираме правилно, трябва правилна калкулация. В системата се прави рецепта и технологична карта за всяко едно етикетче, което произвеждаме – с печат, без печат и т.н., където се указва от какъв материал, с кой инструмент, с какви мастила и с какво оборудване трябва да се произведе“.

Голямото разнообразие стеснява и капацитета на служителите. Така например въвеждайки ERP системата се е наложило да се направи инвентаризация на щанците. Оказва се, че за една част от тях служителите въобще не се сещат или пък нямат представа къде се намират. „В момента всяко оборудване се води на „отчет“, със собствен номер. Използвайки системата, изискванията и технологиите, заложени в нея, се променя манталитетът на служителите“, смята мениджърът. Хората стават по-подредени, по-последователни.

Следващата стъпка на компанията ще бъде възприемане на баркод технология, за да се постигне проследимост вътре в производството от момента на завеждането на суровините в склада. Така ще се контролират партидите и срока на годност. Да, хартията също има срок на годност, ако някой от вас си е мислил друго. От Дилком посочват, че заради лошо управление на тези параметри, наскоро са бракували суровина за няколко хиляди лева. Очаквано, като се има предвид, че служителите работят по спомени и записки – „нещо което за 21 век не е нито логично, нито практично“, убеден е Дочо Чемширов. Въвеждането на баркод система ще направи и инвентаризацията доста по-лесен процес.

Системата позволява и скалируемост на производството. От компанията дават да се разбере, че имат планове за въвеждане на нови машини. Избраното решение в това отношение е достатъчно гъвкаво, смята изпълнителният директор: „Конфигурирали сме архитектурата. Алгоритъмът, по който ние ще работим е ясен. Правилата са ясни. Дали ще работим с 1,3,5 или 10 машини няма значение, въпросът е само да ги дефинираме в системата. С помощта на консултантите това става лесно, а има и ръководства, и ние ако се обучим достатъчно добре, можем да си го правим и сами.“

Възможен бъдещ ход може да бъде надграждането на Baseline с решения, които са твърде специализирани, за да се покриват от стандартна ERP система – като например за следене на температура.

„Ние с партньорката ми сме наясно, че все още сме твърде малка фирма за такъв сериозен софтуер. Разсъждавайки от гледна точка на перспективата обаче сметнахме, че по-добре сега да направим усилието“, казва мениджърът. Той е убеден, че въвеждането на по-сериозна система на етап, в който бизнеса не е чак толкова развит, ще им спести по-сериозни бъдещи разходи, тъй като когато компанията се разрасне, миграцията би била далеч по-трудна и скъпа. Наред с това, виждайки проблемите, които създава прехвърлянето на информацията между по-старите и по-новите софтурни платформи, в Дилком са убедени, че са намерили система, която да им предложи основа за дългосрочно развитие.

Автор: Петър Стоянов